Wat is het?

Governance is de balanceer act tussen vrijheid en veiligheid in het werken met data. Enerzijds wil je gebruikers de mogelijkheid geven om zelf de data te verkennen en in alle vrijheid hun eigen ‘onderzoek’ te doen. Tegelijkertijd is er ook een behoefte aan monitoring en veiligheid, je wil immers niet dat alle data gedownload kan worden en mogelijk verder verspreid wordt in (of zelfs buiten) de organisatie. Hierdoor verlies je de kracht van de enige bron van waarheid (single source of truth).

Deze balans tussen vrijheid en veiligheid is extra belangrijk als je een tool als Tableau in zijn kracht wil gebruiken en Self-Service Analytics in wil gaan zetten voor de organisatie.

Governance gaat over het gehele gebruik van Tableau binnen de organisatie; van technische implementatie tot opleiding en ontwikkeling van mensen en zelfs de analytics community. Om al deze initiatieven overzichtelijk samen te vatten is governance opgedeeld in twee gebieden; data en content governance.

Data Governance

Dit onderdeel zorgt ervoor dat de geschikte data op het juiste moment beschikbaar is voor de juiste personen binnen de organisatie. Hierbij wordt er zowel toegewerkt dat de data geüpdatet is, als dat de gebruiker op de hoogte is hoe met deze data te werken. Bij data governance staat ook onder andere beschreven welke datamodellen er gebruikt worden en welke processen er gebruikt worden om de datakwaliteit te monitoren en bij te sturen.

Content Governance

Binnen dit onderdeel wordt gekeken naar het beschikbaar hebben van de juiste content voor de gebruikers op de Tableau Server of Tableau Online. Deze content beperkt zich niet tot de dashboards, dit kunnen ook Self-Service datasets zijn. Als je dit laatste type content wil gebruiken, dan moet je ook nadenken over de rechten die gebruikers krijgen om eigen analyses te maken en te publiceren. Wil je bijvoorbeeld dat zij deelbare content kunnen maken, of mogen ze het alleen zelf zien?

Waar moet ik allemaal aan denken?

Zoals in de afbeelding hierboven te zien zijn er vele aspecten die in beschouwing kunnen worden genomen. Idealiter worden deze aspecten gebundeld en verwerkt in één overkoepelend governance document. Hierin staat beschreven welke richtlijnen er zijn, en hoe in de gaten wordt gehouden of deze nageleefd worden. Bij deze richtlijnen kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verbieden van gebruik van lokale bestanden op de Tableau Server of Tableau Online, om zo de single source of truth te behouden. Daarnaast kan er gekeken worden naar het hanteren van een ontwikkelstandaard voor alle dashboards. Deze standaarden kunnen in werkprocessen worden meegenomen en zowel actief als passief worden gemonitord.

Als Infotopics hebben we veel ervaring met het opzetten van deze governance processen en het inrichten van dergelijke monitoringsmechanismen.

Een voorbeeld van een monitoringsproces is bijvoorbeeld een Tableau dashboard dat de activiteit van groepen gebruikers laat zien. Zo kun je bekijken of alle licenties gebruikt zijn, of dat een aantal ‘bezet’ wordt gehouden door inactieve gebruikers. Met deze kennis kun je vervolgens de inactieve gebruikers benaderen of deze licenties overzetten naar gebruikers die er wél gebruik van gaan maken. Daarnaast biedt Tableau ook de mogelijkheid om te zien welke dashboards gebruikt worden. Met deze kennis kun je onduidelijke dashboards verder verbeteren of populaire dashboards beter tot hun recht laten komen.

Dit zijn slechts een aantal voorbeelden van afspraken en processen in het raderwerk dat governance heet. Mocht je meer willen weten over de best practices die wij toegepast hebben of zelf een data governance document op willen gaan stellen, neem dan contact met ons op.