Onze kijk op verzuim

Laten we beginnen bij het begin. Allereerst is er een verschil tussen ziekte en verzuim. De een meldt zich af bij de baas bij lichte hoofdpijn, terwijl de ander pas thuisblijft als platliggen het hoogst haalbare is. Zonder te oordelen is hier verschillend type gedrag in te onderscheiden. Verzuim is gebaseerd op individuele overwegingen en perspectieven en is niet altijd direct gerelateerd aan ziek zijn. En dit is ook hoe we bij Infotopics naar verzuim kijken. Onze kijk kenmerkt zich namelijk door het Falke & Verbaan gedragsmodel.

Falke & Verbaan, een toonaangevend HRM adviesbureau, stelt namelijk dat gedrag en cultuur binnen een organisatie het verzuim sterk bepalen. Het is namelijk deels een keuze of je verzuimt. Hun model is gebaseerd op de zelfdeterminatietheorie (1985) van Edward Deci en Richard Ryan. Simpel gezegd bepalen drie factoren het verzuim volgens deze zienswijze:

• behoefte aan autonomie;
• behoefte aan sociale verbondenheid;
• behoefte aan competentie.

De mate waarin deze behoeften worden vervuld, bepalen de hoogte van de verzuim-  en hervattingsdrempel. De verzuimdrempel betekent hoe gemakkelijk iemand verzuimt en dus niet komt opdagen op werk. De hervattingsdrempel bepaalt hoe snel iemand zich weer beter meldt en weer inzetbaar is. De hoogte van de verzuimdrempel kun je meten door de ziekmeldingsfrequentie en het percentage nulverzuim. De hoogte van de hervattingsdrempel meet je door te kijken naar de ziekteverzuimduur. Ook hier geldt, meten is weten!

Vanuit deze gedachte bouwen wij onze data & analytics producten rondom de thema’s verzuim en duurzame inzetbaarheid. Echter, we zijn ons bewust dat het model niet te letterlijk dient te worden genomen, want soms is het gewoonweg beter als iemand de tijd neemt om de batterij weer op te laden en spelen er andere zaken die ook invloed hebben op iemands gesteldheid. Bovendien willen we niet pretenderen dat je altijd volledig moet varen op data, maar analytische vaardigheden kunnen een waardevolle aanvulling zijn op de componenten ervaring, kennis en intuïtie. Een beetje vertrouwen op je nuchtere boerenverstand kan ook een hoop verhelderen.

HR Analytics

Om de bovengenoemde analytische vaardigheden en inzichten t.o.v. HR thema’s te vergroten, kun je overwegen om gebruik te maken van HR Analytics. HR Analytics biedt handvatten om onder andere verzuim effectief aan te pakken op basis van inzichten verkregen uit data. Graag leg ik wat concreter uit wat hiermee wordt bedoeld. Laten we er een paar uitdagingen bij pakken die menigeen bekend voorkomt. Welke locatie, afdeling of functies hebben te maken met verzuimproblemen? Wat is de impact van verzuim op mijn bedrijfsvoering en hoeveel kosten kan ik besparen? Welke factoren binnen mijn organisatie bepalen het verzuim? En laten we de tijdrovende taak van het verzamelen en koppelen van gegevens uit HR-systemen en verzuimsystemen niet vergeten. Bij dit type uitdagingen in combinatie met de krappe arbeidsmarkt en vergrijzing, is het van belang om met één druk op de knop inzicht te hebben in het verleden, het heden en de toekomst om razendsnel betere beslissingen te kunnen nemen.

Bovenal, verzuim is een interessant thema om analyses op los te laten. In onze HR Analytics oplossing zit het thema verzuim modulair geïntegreerd. Doordat diverse bronnen worden gecombineerd, kunnen integraal actiegerichte inzichten worden verschaft. Het geeft richting aan wat het meest effectief is om te doen. Denk bijvoorbeeld aan verzuimprognoses, dwarsverbanden met andere HR-thema’s en de (financiële) resultaten van bepaalde verzuiminterventies.

Vrijwel ieder manager, Arbo-specialist en HR-professional heeft behoefte aan actiegerichte inzichten, maar zelf bronnen combineren en daar waardevolle dashboards op bouwen is niet ieders hobby. Door de stap te zetten naar HR Analytics wordt het leven op tal van vlakken makkelijker. In grote lijnen kunnen we daarom de volgende voordelen noemen van deze oplossing:

Concreet betekent dit dat managers in één oogopslag zien wat er speelt rondom het team, er meer tijd vrijkomt voor de mens, de positie aan de vergadertafel verbetert en er meer grip is op ontwikkelingen zoals verzuim en verloop. Dus in een notendop; het werk van managers en de HR-afdeling wordt makkelijker en leuker, want je loopt niet meer achter de feiten aan maar kunt je intuïtie onderbouwen en anticiperen op wat er staat te gebeuren.

In de praktijk

Om niet enkel te blijven hangen bij woorden, laat ik graag aan de hand van een voorbeeld zien hoe data kan helpen om inzichtelijk te maken wat de besparing is van een degelijk verzuimbeleid. In onderstaand dashboard (geanonimiseerde data) kan een combinatie van een aantal variabelen (o.a. aantal fte, factor indirecte kosten, gemiddelde personele last) een indicatie geven wat de potentiële besparing is op verzuimkosten.

Dit type inzichten onderbouwt interventies die worden voorgesteld om het verzuim terug te dringen. Natuurlijk betreft het een indicatie, maar het geeft wel richting aan wat bepaalde activiteiten opleveren. Daarbij dient in het achterhoofd te worden gehouden dat de menselijke kosten nog niet eens zijn meegenomen. Dus de werkelijke impact van verzuim op de organisatie is nog groter. Het werk van zieke collega’s kan namelijk lang niet altijd blijven liggen en hierdoor kunnen aanwezige collega’s een hogere werkdruk ervaren.

Data & aandacht

Een vitalere organisatie word je niet zomaar. Door aan de juiste knoppen te draaien, kun je effectief stappen maken als organisatie en verzuim terugdringen. HR Analytics kan je daarbij helpen. Echter, we dienen niet te vergeten dat sommige variabelen moeilijk meetbaar zijn en dat de mens gelukkig geen robot is.  Daarom dient data beschouwd te worden als een waardevolle aanvulling, een soort extra zintuig, waardoor je als leidinggevende nog betere en snellere beslissingen kan nemen. Deze aanpak  draagt bij aan een gezonde bedrijfsvoering en stelt werkgevers in staat om duurzaam om te gaan met hun menselijk kapitaal, waardoor ze toekomstbestendig blijven. Desalniettemin, een goed gesprek waarin je verbinding maakt met de ander is nog altijd een effectieve manier om te begrijpen wat er speelt. De gehele context is immers niet in data en systemen te vangen. Je hebt nooit het gehele plaatje, maar je kunt wel de “red flags” en indicatoren in kaart brengen. Daarom blijft de menselijke kant essentieel en uiteindelijk is het de aandacht dat werkt als haarlemmerolie voor verzuimpreventie.
Nieuwsgierig naar wat HR Analytics voor jouw organisatie kan betekenen? Klik dan hier voor meer informatie!