Bedrijfsbreed targets bepalen met de interactieve Commercial Budget Tool van Kramp in Tableau
It’s that easy, de missie van Kramp, Europa’s specialist op het gebied van agrarische onderdelen, wordt doorgevoerd in zowel haar dienstverlening als bedrijfsvoering. Gemak was dan ook het uitgangspunt van de ontwikkeling van een interactieve, commerciële budget tool die het mogelijk maakt dat meer dan 150 internationale gebruikers gezamenlijk financiële doelen stellen. Hoe dat werkt, lees je in deze case.

Doelstelling
Ontwikkeling van een interactieve tool waarin financiële targets worden vastgesteld op basis van data van én voor 150 gebruikers

Aanpak
Use case opgesteld en direct gestart met ontwikkeling

Onze inzet
Data consultants, Data engineers, System engineers

Software
Tableau, WriteBackExtreme functionaliteit van AppsforTableau
Kramp pioniert met interactieve data: uitlezen én terugschrijven naar een dashboard
Werken met data is vaak éénrichtingsverkeer; data wordt ontsloten, gemodelleerd en gevisualiseerd in een dashboard. De gebruiker leest en interpreteert deze data om er vervolgens inzichten mee op te doen. Op basis van deze inzichten ga je, normaal gesproken, naar een andere omgeving om actie te ondernemen. Met de Commercial Budget Tool van Kramp hoeft dat niet meer.
Met de Commercial Budget Tool pioniert Kramp met een interactief dashboard waarbij commerciële targets worden vastgesteld voor én door alle gebruikers. Met slechts enkele klikken van jaarlijkse, financiële targets naar dynamische commerciële doelen op klantniveau voor individuele accountmanagers. Bedrijfsbreed, in één online omgeving.
Procesoptimalisatie voor meer dan 150 medewerkers wereldwijd
Elk jaar stelt Kramp een financieel budget vast. Op basis hiervan moeten commerciële doelen per land, per account worden bepaald door en voor het Field Sales team van Kramp, een team bestaande uit meer dan 150 accountmanagers wereldwijd.
Cruciaal voor deze organisatie met een omzet van maar liefst 1,2 miljard euro per jaar.
Jarenlang werd het proces van financiële targets doorvertalen naar commerciële doelstellingen per account, per land, uitgevoerd met behulp van een combinatie van een interne salestool, externe salestool en Excel. Dat werkte, maar was omslachtig, koste veel tijd, was niet schaalbaar, gevoelig voor menselijke fouten en bracht tot slot veel veiligheidsrisico’s met zich mee.
Het veiligheidsrisico van het werken met een externe tool om targets vast te stellen, vereiste dat Kramp in 2023 over moest naar een andere oplossing.

Kramp stelde zich dan ook ten doel om een interne omgeving te creëren waarmee commerciële doelen kunnen worden opgesteld op basis van haar huidige data platform en BI-oplossingen in Tableau. De voorwaarden:
- Efficiënt en schaalbaar proces.
- Verminderen van de tijd die tot dusver aan commerciële budgettering werd gespendeerd.
- Zeer gebruiksvriendelijk.
- De mogelijkheid voor gebruikers om op landniveau te bepalen of zij een top-down aanpak willen hanteren, of de commerciële doelen willen vaststellen door accountmanagers zelf, op gedetailleerd klantniveau, te laten bepalen wat haalbare targets zijn.

Een interactief dashboard: WriteBackExtreme in Tableau
Om tot een schaalbaar proces te komen diende er een dashboard ontwikkeld te worden waarin het Field Sales team van Kramp zelf inzicht kon krijgen in de financiële doelstellingen en deze kon toepassen op klantaccount niveau. Dat vereist interactiviteit. De meeste analysetools zijn uitsluitend gebaseerd op alleen-lezen technologie, met de WriteBackExtreme extensie van onze collega’s van Infotopics | Apps for Tableau kun je data aan dashboards toevoegen en terugschrijven, direct zichtbaar in de datavisualisatie.
Dit maakt het voor accountmanagers mogelijk dat zij in één online omgeving:
- Inzage hebben in de corporate targets;
- Deze targets kunnen filteren per land én per accountmanager, waardoor er direct inzage is in het target dat voor de gebruiker, de betreffende accountmanager, geldt (inzicht in eigen, relevante data);
- Kunnen inzien welke historische omzet per klant is gegenereerd;
- Zelf kunnen terugschrijven in het dashboard welke omzet zij voor dit jaar verwachten per klant;
- Op deze manier direct inzicht hebben in of zij wel of niet hun targets gaan halen;
- Dynamisch targets kunnen vaststellen die inzichtelijk zijn voor zowel accountmanagement als directie.
Samenwerking Infotopics & Kramp
In juli 2023 besloot Kramp aan de slag te gaan met de ontwikkeling van een interactieve oplossing om meer dan 150 accountmanagers wereldwijd commerciële targets te laten bepalen. Deadline voor livegang? November 2023.
“Tot we deze interactie datatool ontwikkelden waren accountmanagers bij Kramp veel tijd kwijt aan het verwerken van hun targets op klantniveau in Excel rapportages. Nu wordt het target automatisch gevuld voor alle klantaccounts – gebaseerd op de ambities vanuit de directie – waarna accountmanagers de targets kunnen inzien en direct kunnen aanpassen. Allemaal op één plek. Een zeer innovatief project waaraan we trots bijdragen.”
Jeroen Jacobs, Productmanager bij Infotopics
Onze aanpak: in vijf dagen tijd naar resultaat
Kramp en Infotopics werken al jarenlang samen en ook in dit traject werd er snel, onderling geschakeld. Na procesafstemming stelden we een use case voor Kramp op, waarna Kramp intern stakeholders kon meenemen in het voorstel voor de Commercial Budget Tool. Na akkoord ondersteunden onze data consultants en engineers het BI-team van Kramp in de ontwikkeling van de tool. We implementeerden onder andere de WriteBackExtreme extensie van Infotopics | Apps for Tableau in de Tableau omgeving van Kramp, die het mogelijk maakt data toe te voegen, te verwijderen of te bewerken in bestaande dashboards.
In maar liefst 5 dagen tijd was de configuratie van de tool en inrichting van de dashboards geregeld.

Van concept naar oplevering in slechts vier maanden tijd
Met een multidisciplinair team van Kramp is er in co-creatie gedurende vier maanden gewerkt aan de ontwikkeling van de Commercial Budget Tool. De grootste succesfactor zit ‘m in de toewijding van alle betrokkenen, oog voor de gehele Finance keten bij Kramp en de agile werkwijze. Zelfs bij lancering is er nog ruimte geboden aan gebruikers om feedback en wensen door te geven, die ter plekke zijn doorgevoerd in de tool. Deze combinatie van factoren maakte het mogelijk de Commercial Budget Tool in zeer kort tijdsbestek, slechts vier maanden tijd, op te leveren.
“Het opstellen van commerciële doelstellingen door het Field Sales team is cruciaal voor Kramp, het is fantastisch dat onze Commercial Budget Tool dit proces heeft versneld en versimpeld.”
Remko Schepers, Strategic Program Manager bij Kramp

4
Maanden doorlooptijd: van concept naar realisatie

150
Accountmanagers wereldwijd werken met de tool

8,9
Beoordeeld met een 8,9/10
Resultaten
De interactieve Commercial Budget Tool van Kramp in Tableau is in december 2023, een maand na livegang, door gebruikers beoordeeld met een 8.9. Op de vraag of de tool makkelijker in gebruik is dan het excel proces, antwoordden de respondenten met een unaniem ‘ja’.
- Efficiënter proces en forse tijdsbesparing ten opzichte van het werken met Excel rapportages.
- Flexibel: budgetten en targets worden nu dynamisch vastgesteld.
- Hogere betrokkenheid onder accountmanagers t.o.v. het behalen van de financiële doelstellingen van Kramp dankzij meer inzicht en het mee kunnen bepalen in de totstandkoming van het budget.
- Meer grip op de status en vordering van targets.
- Bevordering van internationale samenwerking.
- Veel ruimte voor eigen aanpak per land/cultuur: top-down of co-creatie in het opstellen van targets.
- Verbetering gebruiksgemak dankzij intuïtieve en visuele tool.