Rotterdam The Hague Airport – Samen vlieguren maken met data
Hoewel ze dagelijks duizenden mensen begeleiden, is de organisatie van Rotterdam The Hague Airport maar klein. Als data analist is Marc van Noord dan ook een spin in het web rondom alles wat over data gaat.
In de afgelopen 4 jaar dat Marc nu bij Rotterdam The Hague Airport werkt is er een enorme professionaliseringsslag geweest. Het datagedreven werken binnen de organisatie is in opmars.
DATA MAXIMALISEREN
Van alle medewerkers die je op een vliegveld tegen komt, zijn maar enkelen in dienst van het vliegveld zelf. Het is een samenwerking tussen bijvoorbeeld de vliegtuigmaatschappijen, catering, security en nog veel meer.
Dit betekent voor de medewerkers dat zij veelal afhankelijk zijn van de data van externe partijen. Maar die data wordt beperkt gedeeld. Dat maakt het extra belangrijk om de data te maximaliseren.
Marc van Noord
Data Analist
DE HELE ORGANISATIE AAN DE SLAG MET DATA
Toen Marc 4 jaar geleden binnenstapte is hij hieraan begonnen. Omdat er nog weinig met data werd gedaan, konden er al snel verbeteringen door worden gevoerd. Eerst vanuit Finance & Controlling en later sloot Marc aan bij het IT team. Omdat hij de enige was die zich met data bezig hield, ontstond er een blackbox rondom zijn werk.
De grootste uitdaging in zo’n situatie is dat de organisatie heel moeilijk haar behoefte kan verwoorden, wat gaat nou echt waarde toevoegen? “Ik kan wel wat gaan doen, maar ik weet niet of ik de organisatie daarmee help in de mate waarin de organisatie geholpen kan worden. “ licht hij verder toe.
Daar zijn ze binnen Rotterdam The Hague Airport mee aan de slag gegaan. Ze zijn binnen het IT team gaan kijken welke tooling goed bij Rotterdam The Hague Airport zou passen. Ze werkten al met een aantal tools, maar deze werden slechts door een klein groepje binnen de organisatie gebruikt. Het is voor de organisatie altijd belangrijk geweest dat de tooling gebruiksvriendelijk was.
Het einddoel: de gehele organisatie moet met de data kunnen werken. De criteria van gebruiksvriendelijkheid stond daarom bovenaan het lijstje en zo kwamen ze al snel bij Tableau en daarmee Infotopics uit.
“Als je 4 jaar geleden vroeg ‘Hoeveel mensen verwacht je in de terminal over 3 maanden om 14:00 uur ’s middags?’ dan konden we alleen een globale inschatting maken. Nu kunnen we er onze individuele processen op sturen.”
Marc van Noord, Data Analist
EEN MAATWERK PROGRAMMA
Wat Marc vooral is bijgebleven is dat Infotopics meteen goed begreep waar zij als team binnen Rotterdam The Hague Airport heen wilden. In de eerste instantie was er geen draagvlak om het groot op te zetten, ze wilden eerst zelf beginnen met een aantal use cases en data gedreven werken op deze manier uitbouwen. Dit begreep Infotopics en het voelde meteen goed.
Na de aanschaf van enkele licenties zijn ze begonnen. Vooral Marc is in Tableau gedoken en is dashboards gaan maken. In het begin was het veel vlieguren maken. Op een gegeven moment ontstond de behoefte om de kennis en vaardigheden breder in de organisatie in te zetten. Het idee van self-service analytics groeide. Samen met Infotopics is er toen een plan opgezet om dit uit te rollen binnen de organisatie.
EIGENAARSCHAP
Een belangrijk speerpunt hierin is eigenaarschap. Mensen moeten zelf aan de slag willen gaan met hun data. Ze moeten zelf hun proces willen weten en ook bepalen wat ze hiermee willen gaan doen. Hoe kunnen zij waarde uit hun data halen? Dit is niet iets wat je vanuit IT kan pushen.
Er is toen samen met een projectmanager vanuit Infotopics een programma vormgegeven. Vanuit verschillende afdelingen werden deelnemers aangehaakt. De organisatie zette hierbij bewust een projectmanager in, omdat hoewel de IT afdeling er bij betrokken is, ze mensen stimuleren het zelf op te pakken.
Dat is gelukt. Op dit moment gaan ze binnen de organisatie zelf aan de slag en pas als ze ergens tegenaan lopen, dan kunnen ze om hulp vragen. Deze vorm van werken is na de eerste Tableau training tot stand gekomen. De trainingen werden goed ontvangen, maar het was lastig om het geleerde in de praktijk te brengen.
Daarop zijn er elke woensdag sessies gepland met een Infotopics Data Coach om de stap van training naar praktijk te maken. Deze stok achter de deur heeft gezorgd voor de adoptie binnen deelnemers. Ondanks dat de sessies door Infotopics zijn geleid, was het belangrijk dat Marc betrokken bleef, hij had zoveel kennis over de specifieke data binnen de organisatie, dat hij makkelijk kon inspringen bij specifieke vragen over de data en hij vond het belangrijk om uiteindelijk de rol van Infotopics over te nemen en het initiatief verder te kunnen laten groeien.
DATA DENKEN BINNEN DE ORGANISATIE
Als Marc terugkijkt is hij vooral erg trots op de ontwikkeling van data denken bij de deelnemers. Zij beseffen zich nu waar de data vandaan komt en hoe ze ermee kunnen werken. Het voelde niet als een ‘moetje’ voor de groep, maar mensen vinden het echt leuk om mee bezig te zijn
Wat hem ook is bijgebleven is het enthousiasme waarmee dit binnen de organisatie omarmt is. Dit werkt inspirerend.
Een voorbeeld daarvan is zijn collega Sannah die werkt aan het verbeteren van de passagiersbeleving. Ze werd gestimuleerd om de data zelf te beheren. Dit komt middels enquêtes binnen en Sannah is zelf verantwoordelijk gemaakt om die data te verzamelen en op te slaan. Marc zorgt er dan vervolgens voor dat de data de volgende dag beschikbaar is in Tableau. Door mensen te betrekken in hun eigen dataflow snappen ze wat er gebeurt, waar de data vandaan komt en welke processen hier omheen zitten. Verandert er wat in de databron, dan koppelt Marc dit simpelweg terug en weet, in dit geval Sannah, ook wat het effect is van een verandering in het proces.
“Het is geweldig om te zien hoe enthousiast Sannah er mee bezig is geweest. Ze heeft me positief verrast door de dashboards die ze heeft opgeleverd. Door haar design achtergrond maakte ze totaal verschillende dashboards dan ik dat doe, maar wel dashboards die de eindgebruiker aanspreken” zo leren de deelnemers ook weer van elkaar.
Zo’n zelfde proces is opgesteld met Alexander, die onder andere verantwoordelijk is voor het inhuren van security personeel en zo zijn er onder de deelnemers zelf use cases opgepakt.
CONCEPTUEEL DENKEN
Wat Marc ook uit het project gehaald heeft is de manier van conceptueel denken. Het uitgaan van user stories in plaats van gewoon informatie in een dashboard zetten. Door mensen eigenaar te maken en hen bij het proces te betrekken voelen mensen zich verantwoordelijk voor hun data en nemen eigenaarschap over het dashboard. Ze gaan zelf kritischere vragen stellen en zo haal je uiteindelijk meer waarde uit je data.
Het project vorig jaar ging niet zonder slag of stoot. De motivatie was er, maar tijd vrijmaken was voor veel deelnemers een uitdaging. Ze zijn begin maart met een live sessie begonnen. “De eerste sessie was op dinsdag, donderdag werd de lockdown aangekondigd en zijn we niet meer terug op kantoor gekomen”.
Ondanks deze tegenslag bood dit ook een kans om verder vooruit te plannen. In de zomer is er nog één live sessie gehouden, maar daarna werd er al snel besloten om dit online voort te zetten.
DE TOEKOMST VAN DATAGEDREVEN WERKEN BINNEN ROTTERDAM THE HAGUE AIRPORT
De luchtvaartindustrie is door Covid-19 zwaar geraakt, ook de organisatie ondervindt daar de gevolgen van. Data levert in deze onzekere tijden veel waarde als het gaat om beslissingen maken. Om bijvoorbeeld een goede voorspelling te doen over de impact op de luchtvaart werd er door Schiphol een aantal scenario’s uitgewerkt. Maar met behulp van de berekeningen die daar onder lagen, hun eigen data en Alteryx was Rotterdam The Hague Airport in staat dit te vertalen naar hun eigen organisatie en wat dit voor hen ging betekenen.
Binnen een week lagen die scenario’s op tafel en daar kwam enorm positieve feedback op. Op dat moment kon de directie een geïnformeerde beslissing nemen. De meerwaarde van data is hiermee uitgelicht voor de directie.
Om er voor te zorgen dat het enthousiasme in de organisatie doorwerkt, blijft Marc de komende tijd bezig om de zelfredzaamheid bij proceseigenaren te vergroten en stapje voor stapje te verbeteren.