Symbio: van beleid naar datagedreven begroten in het onderwijs

Symbio is een onderwijsorganisatie voor primair onderwijs in de gemeente Hengelo. Dagelijks verzorgen zij onderwijs voor ongeveer 5.200 kinderen. Onder Symbio vallen ook Spring! Peuterspeelscholen, waar circa 600 peuters voorschoolse educatie krijgen. De scholen en Integrale Kindcentra (IKC) staan bekend om hun betrokken en persoonlijke benadering, met één helder uitgangspunt: ieder kind krijgt de ruimte om zich optimaal te ontwikkelen.

In het kort

Doelstelling: Symbio wilde na de fusie meer grip op begroten, met betrouwbare cijfers en een werkwijze die schooldirecteuren helpt om beleid en keuzes direct financieel te vertalen.

Aanpak: Samen met Infotopics werd één duidelijke basis ingericht voor begroten en scenario’s, zodat directeuren snel zien wat keuzes betekenen voor hun school.

Onze inzet: We leverden de Planning & Control-tool met Begrotingsmodule, realiseerden de koppeling met AFAS en ondersteunden Symbio in inrichting, adoptie en doorlopende verbetering.

De uitdaging

Symbio is in 2019 ontstaan uit een fusie tussen de dr. Schaepmansstichting en Stichting Primato. Voor de fusie tot stand kwam werkten beide organisaties samen met Onderwijsbureau Twente (OBT). Na de fusie ontstond een duidelijke behoefte: HR, PSA en Finance meer in eigen beheer brengen. Meer flexibiliteit en maatwerk bleek nodig om beleid, keuzes en onderwijsambities goed te kunnen vertalen naar de financiële werkelijkheid.

De Infotopics Planning & Control tool was al bekend vanuit ObT. Toch koos Symbio ervoor om eerst een jaar te schaduwdraaien met een andere tool om deze te evalueren. In de praktijk liep men tegen twee knelpunten aan die onze begrotingsmodule oplost:

• Gebruiksvriendelijkheid voor schooldirecteuren: de Infotopics tool sloot beter aan bij de manier waarop directeuren begrotingen opstellen en keuzes willen doorrekenen.

• Betrouwbaarheid van cijfers: consistente cijfers en vertrouwen in de data zorgen ervoor dat gebruikers eenduidig kunnen sturen.

Schooldirecteuren krijgen snel grip op de kern van hun begroting

Symbio koos voor onze Planning & Control-tool met de Begrotingsmodule als basis: betrouwbare cijfers en een gebruiksvriendelijke werkwijze voor schooldirecteuren.

“Wat we in de praktijk vooral waarderen is de heldere opbouw in de tool. De begroting is logisch te benaderen via vier overzichtelijke blokken: Leerlingen, Formatie, Investeringen en Exploitatie. Schooldirecteuren krijgen al snel grip op hun begroting, zonder te verdwalen in details.”

Herman Soepenberg, Bestuurder bij Symbio

Een volgende stap voor Symbio is het gebruik van de tool voor scenario’s. Directeuren kunnen in dezelfde omgeving eenvoudig doorrekenen wat de impact is van beslissingen. Denk aan veranderingen in leerlingaantallen, inzet van personeel of investeringskeuzes. Zo wordt begroten een hulpmiddel om te sturen, niet alleen een jaarlijkse verplichting.

Implementatie: leermomenten en korte lijnen

De implementatie bestond uit twee sporen: techniek en adoptie.

1. Technische implementatie: koppeling met AFAS en finetuning
   De technische implementatie is gerealiseerd via een koppeling met AFAS. In de praktijk vroeg dit om meer afstemming dan vooraf ingeschat, met name bij het goed zetten van parameters en het borgen van de juiste inrichting. Daarom is de inrichting nauwkeurig gevalideerd en waar nodig bijgesteld. Door de korte lijnen tussen Symbio en Infotopics kwamen vragen snel op tafel en werden deze direct opgepakt. Die samenwerking zorgde ervoor dat de inrichting stap voor stap werd aangescherpt, totdat de tool volledig aansloot op de praktijk van Symbio.

2. Valideren en leren in de praktijk
   Na livegang volgde een fase van valideren en training on the job. Het doel was dat iedereen niet alleen wist waar de knoppen zitten, maar vooral ook de cijfers begreep en goed kon interpreteren.

Infotopics ondersteunt daarbij in adoptie, begrip en duiding. Ook bij nieuwe medewerkers die instromen, zorgt Infotopics voor begeleiding zodat het kennisniveau op peil blijft.

“Wij geloven in de kracht van samenwerking en dat begint met vertrouwen. De implementatie vroeg om meer afstemming dan verwacht, maar bij Infotopics zijn de lijnen kort. Als er iets niet goed gaat, wordt het snel opgepakt. Die typische Twentse nuchterheid en constructieve houding waarderen we enorm.”  

Herman Soepenberg, Bestuurder bij Symbio

Van signaleren naar verbeteren, samen met de gebruikers

Symbio houdt actief contact met de directeuren en stafmedewerkers die met de begrotingsmodule werken. Via werkgroepen wordt structureel opgehaald wat goed gaat en waar behoeften liggen. Die feedback wordt vervolgens vertaald naar concrete verbeterkansen in het gebruik en de inrichting van de tool.

“Met werkgroepen blijven we in gesprek met de gebruikers. We vragen wat goed gaat en waar behoeften liggen. Die vertalen wij naar kansen en mogelijkheden, zodat we de tool maximaal inzetten.”

Rick Snippert, Bestuurssecretaris bij Symbio:

Rick brengt een waardevolle combinatie mee: hij stond zelf tien jaar voor de klas voordat hij locatieleider werd en na de fusie startte als business controller. Inmiddels is hij bestuurssecretaris. Door zijn ervaring op de werkvloer kan hij niet alleen rapportages opleveren, maar vooral ook adviseren en keuzes duiden in de context van de schoolpraktijk. Volgens Herman is dat precies waar bedrijfskundig leiderschap over gaat: data inzetten om beter te sturen, met begrip voor de dagelijkse realiteit in de scholen/IKC’s.

De Infotopics begrotingsmodule wordt door directeuren en stafmedewerkers intensief gebruikt in de begrotingsperiode. Nu motiveert Symbio de gebruikers om de tool vaker te gebruiken voor analyse en forecasting. Die stap past bij de ontwikkeling die Symbio doormaakt: van begroten als momentopname naar begroten als continu instrument voor inzicht en sturing.

Resultaat: grip en vertrouwen in cijfers

De samenwerking levert Symbio het volgende op:

• Betrouwbare cijfers als basis voor besluitvorming

• Gebruiksgemak voor directeuren, waardoor eigenaarschap groeit

• Scenario-analyse om de impact van keuzes snel inzichtelijk te maken

• Kortere lijnen tussen beleid en financiële doorvertaling

• Een partnership waarbij Infotopics meedenkt over voorbereiding, kwaliteit en adoptie – met korte lijnen zodat vragen en verbeterpunten direct worden opgepakt.