Ayvens Bank: de maandafsluiting automatiseren met datamodellering

Maandafsluiting is voor veel finance teams een race tegen de klok. Rapportages verzamelen, cijfers controleren, back-ups matchen en alles in het juiste format krijgen. Bij Ayvens Bank was dit proces jarenlang sterk afhankelijk van losse exports en handmatige stappen.
Samen met Infotopics heeft Ayvens Bank dit proces vernieuwd. Met behulp van Alteryx zijn rapportages nu grotendeels geautomatiseerd, combineerbaar en snel beschikbaar. Het resultaat? Een schaalbare oplossing die niet alleen de maandafsluiting versnelt, maar ook het dagelijks werken met finance data mogelijk maakt.

Ayvens Bank: finance als motor voor analytics in de hele organisatie

Ayvens Bank werkt al jaren datagedreven. Finance speelt daarin een bredere rol dan alleen financiële administratie: het team ondersteunt ook analytics en Business Intelligence voor andere afdelingen, zoals marketing analytics.

Anna Kravets, Head of Finance bij Ayvens Bank, vertelt: “Bij finance analyseren we dagelijks. Het leek daarom logisch om analytics en BI voor Ayvens in ons team te beleggen. Alleen liep reporting vanuit ons core banking platform tegen grenzen aan.”

De uitdaging: een krachtig core banking platform, maar niet geschikt als reporting tool

Enkele jaren geleden implementeerde Ayvens Bank Ohpen als core banking systeem. Als core banking platform is Ohpen krachtig, maar reporting bleek in de situatie van Ayvens Bank een uitdaging.

Ayvens Bank zocht een oplossing die zowel technisch als organisatorisch klopte: flexibel, toekomstbestendig en compliant binnen de context van een financiële instelling.

Anna: “Alteryx sloot aan op onze visie én was compliant. Het gaf ons de flexibiliteit voor reporting die we niet uit ons core banking platform krijgen.”

De aanpak: van raw Ohpen-data naar finance-taal en betrouwbare outputs

De oplossing werd opgebouwd als een set van workflows die data uit Ohpen ophalen, modelleren en samenbrengen in de rapportages die finance nodig heeft voor de maandafsluiting, zoals de GL Balance Sheet en Profit & Loss (P&L).

De kern van de aanpak zit in twee elementen:

1) Datamodellering
De data uit Ohpen werd opgehaald en vervolgens opgebouwd tot een model dat aansluit bij de manier waarop finance rapporteert en analyseert. Daarbij is gewerkt volgens een vaste volgorde:

• Data ophalen uit Ohpen

• Data valideren en toetsen (eerst zekerheid over de cijfers)

• Data modelleren richting een finance-logisch model, waarbij rekening wordt gehouden met de volgorde van de workflows

• Logica toevoegen in finance-taal (herkenbare financiële termen in plaats van ruwe veldnamen)

2) Een mapping-tabel als verbindende schakel
Alle datastromen (ID’s) en rapportages zijn gekoppeld via één centrale mapping-tabel. Daardoor worden verschillende bronnen consequent samengebracht tot de juiste outputs:

• Bronnen en ID’s eenduidig koppelen via de mapping-tabel

• Outputs samenbrengen tot o.a. een GL Balance Sheet

• Intensief testen en valideren om betrouwbaarheid en reproduceerbaarheid te borgen

• Documentatie vastleggen voor continuïteit en beheerbaarheid

Infotopics Consultant Gijs Reysoo: “We zijn begonnen met valideren en toetsen: eerst zorgen dat de data klopt, daarna modelleren, daarna pas de logica en output opbouwen. Dat is de enige manier om vertrouwen te krijgen in je cijfers.”

Waarom betrouwbaarheid en back-ups essentieel zijn

Voor Ayvens Bank ging het niet alleen om totalen. Minstens zo belangrijk waren de details erachter: back-ups, matchende onderliggende rapporten en reproduceerbaarheid, ook voor regulatory reporting.

Anna: “Het bouwen van de Alteryx en Ohpen-oplossing was als het bouwen van een puzzel. We hadden alle onderliggende rapporten nodig om te linken en te matchen. We gebruiken niet alleen totalen maar ook back-ups. Matching en correcte back-ups zijn net zo belangrijk als rapporten. Alles moet kloppen, ook voor regulatory reports.”

Door de manier waarop de workflows zijn ingericht, heeft Ayvens Bank nu een consistente basis met duidelijke controles.

Resultaat: dagelijkse tijdwinst én een snellere maandafsluiting

De impact is concreet meetbaar. Dankzij de geautomatiseerde rapportages bespaart Ayvens Bank:

• Dagelijks 4 uur aan het opstellen van rapportages

• Maandelijks 2 dagen aan handmatige werkzaamheden rondom maandafsluiting

Van maandafsluiting naar breder inzetbare finance-automatisering

Wat begon als een oplossing voor maandafsluiting, is nu een basis waar Ayvens Bank ook andere processen mee kan automatiseren.

Anna: “Een scalable set-up was gegarandeerd en niet iets wat wij eisten, maar wat Infotopics pro-actief adviseerde. We kunnen de set-up voor onze monthly closure ook gebruiken voor andere interne use cases, wat super is.”

Gijs: “Wat we bouwden is geen losse rapportage, maar een gecontroleerde pipeline: input, validatie, modellering, businesslogica en output. Dat maakt het reproduceerbaar en audit-proof.”

Ayvens Bank blijft zich ontwikkelen en automatiseert ook andere analytics-processen, zoals campagne-analyses of het monitoren van in- en uitgaande geldstromen. Infotopics helpt Ayvens met het vertalen van Alteryx-output naar dashboards.

Anna: “Ayvens Bank groeit, er komen steeds nieuwe initiatieven en vragen bij. We hebben niet altijd tijd of kennis om alle ambities alleen waar te maken. Samenwerken met Infotopics is niet alleen prettig, maar biedt ons ook de expertise en support die we nodig hebben”

Conclusie: finance reporting die wél meegroeit met de organisatie

Door de maandafsluiting te automatiseren en reporting vanuit Ohpen slim te modelleren en koppelen, heeft Ayvens Bank nu:

• Snellere maandafsluiting

• Minder fouten door minder handmatig werk

• Eén bron van waarheid voor finance cijfers

• Flexibiliteit voor uitbreiding en nieuwe use cases

• Een schaalbare basis voor finance analytics in de hele organisatie

• Dashboards en analyses die het besluitvormingsproces ondersteunen

• Inzichten die breed gedeeld en gebruikt worden door stakeholders uit verschillende afdelingen en functies, op verschillende senioriteitsniveaus

Hoewel deze oplossing is gerealiseerd met Alteryx, is het belangrijk om te benadrukken dat de aanpak breder toepasbaar is. De echte waarde zit in de combinatie van datamodellering, mapping-logica en robuuste validatie. Een vergelijkbare oplossing is daarom ook mogelijk met andere tools, zoals Tableau Prep of vergelijkbare data preparation- en automatiseringsplatformen.