VolkerWessels – Datagedreven werken in een decentrale organisatie
VolkerWessels is een toonaangevende, internationale bouwonderneming die werkt volgens het ‘think global, act local’ principe. Ze spelen een sleutelrol in de samenleving met projecten en diensten die duurzaam bijdragen aan de leefomgeving.
Dit is een decentraal georganiseerd bedrijf bestaande uit 120 werkmaatschappijen allen werkzaam in één van de drie divisies: Infrastructuur, Energie & Telecom en Bouw & Vastgoedontwikkeling.
De divisie Bouw & Vastgoedontwikkeling (BVGO) bevat 50 werkmaatschappijen en wordt door VolkerWessels BVGO-ICT ondersteund met professionele ICT-diensten en producten. In 2017 werd een volgende stap gezet richting een datagedreven toekomst. Vanuit de directie stond datagedreven werken als strategisch speerpunt op de agenda en werd er binnen VolkerWessels BVGO-ICT een pilot gestart om dit strategische doel vorm te geven.
Hugo Schabbink (organisatiecoach en teamleider data & integratie) en Kenny Warman (implementatiemanager data & integratie) werkten samen met een kwartiermaker een plan uit om de organisatie meer datagedreven te maken. Waar wil VolkerWessels naartoe en hoe ziet dat toekomstbeeld van een datagedreven organisatie er eigenlijk uit? Inmiddels zijn we enkele jaren verder en kijken we terug op de reis die we samen gemaakt hebben.
Van dashboards bouwen naar datagedreven werken
Om datagedreven te werken heb je kwalitatief goede data nodig. De eerste stap die BVGO-ICT heeft gezet was dan ook het datawarehouse robuust en toekomstbestendig maken. Vervolgens werd Tableau via een selectieproces als technologie gekozen om de data inzichtelijk te maken. Daar kwam het team van BVGO-ICT in aanraking met diverse Infotopics consultants en begon een mooie samenwerking als partners in de implementatie van het plan.
In eerste instantie trapten we af met een pilot bij 2 van de 50 werkmaatschappijen. Er werden multidisciplinaire teams samengesteld bestaande uit een Tableau ontwikkelaar, ETL ontwikkelaar en een Business Analist die zich op een bepaald domein binnen de werkmaatschappij focusten.
Tijdens de pilot werd duidelijk dat de gekozen opzet niet tot de juiste resultaten leidde. De focus lag op vraagstukken vanuit de werkmaatschappij, waardoor je individuele en losstaande dashboards en oplossingen kreeg. Terwijl het hoofddoel was om heel BVGO een datagedreven mindset bij te brengen en data meer onderdeel van de besluitvorming te laten worden. Zoals Hugo het beschrijft: ‘We zagen dat de ene werkmaatschappij bijvoorbeeld een bepaalde definitie van debiteuren had en de andere werkmaatschappij gebruikte een andere definitie. Hoe ga je nou vanuit BVGO op data sturen als je dat per werkmaatschappij verschillend inricht? Toen hebben we een kanteling gemaakt van dashboards bouwen voor elke werkmaatschappij naar meer datagedreven denken over de gehele BVGO organisatie”
We hebben eigenaren binnen de werkmaatschappijen en over organisatiebrede processen benoemd, met mandaat om besluiten te nemen. Deze mensen namen deel in stuurgroepen om samen te kijken naar de gemeenschappelijke definities voor alle werkmaatschappijen op bepaalde thema’s en processen. De complexiteit hierbij was dat we volledig gedecentraliseerde, autonome werkmaatschappijen op centraal niveau wilden gaan sturen; dat botste en gaf veel discussie. We voeren nu nog gesprekken waarbij er ruimte is om kritisch na te denken over hoe en waarom aspecten van datagedreven werken zijn ingericht en hoe de overkoepelende BVGO thema’s en processen op een meer eenduidige manier beschreven en daarmee gestuurd kunnen worden. Dit leidt telkens weer tot wederzijds begrip en uiteindelijk ook besluiten.
Het succes van communities
Een ander leerpunt is het werken met communities en hoe deze voor de organisatie kunnen bijdragen aan het succes. Wat je ziet in bijvoorbeeld de wereldwijde Tableau community is dat dit niet één geheel is. Het zijn allemaal decentrale groepen zonder centrale sturing van bovenaf. Dat principe hebben we bij BVGO-ICT overgenomen, omdat deze vorm past bij hoe de totale BVGO-organisatie op dit moment wordt bestuurd. Samen met de business owners is Kenny verschillende communities gaan opzetten met leden uit de werkmaatschappijen om samen te bepalen hoe de toekomst eruit komt te zien. Vanwege het decentrale karakter van de organisatie, kijkt iedereen in eerste instantie naar zijn/haar eigen belang. De communities zijn rondom bepaalde thema’s opgebouwd, bijvoorbeeld Finance of Inkoop. Deze focussen zich op gemeenschappelijkheid, wat brengt ze samen, hoe kunnen ze leren van elkaar en waar liggen de schaalvoordelen? Dat is de kracht van de communities.
“Waar we eerst zelf de besluiten namen op basis van aannames over een bepaald thema, zetten we nu de betrokkenen bij bijvoorbeeld HR en Finance samen om gezamenlijk een besluit te nemen over aspecten die hen allemaal raakt en waar een gezamenlijke visie voor nodig is.” aldus Kenny.
Om dit van de grond te krijgen hebben we ook onze eigen rol moeten veranderen. De verandering naar datagedreven werken is ingezet vanuit BVGO-ICT en dus lag het eigenaarschap (gevoelsmatig) ook bij ons. Door op de verschillende thema’s ‘business owners’ te definiëren die verantwoordelijk zijn voor de data, dashboards en datagedrevenheid, creëerden we eigenaarschap en betrokkenheid bij de business. Een bijkomend voordeel was dat dashboards hierdoor beter werden geadopteerd. ICT wordt steeds meer gevoed door de wensen vanuit de business en dat is echt een mooie ontwikkeling.
Dit betekent niet dat de business owner alles van data moet weten, het team van BVGO-ICT faciliteert de kennis over data en neemt ze mee in het proces rondom datagedrevenheid. Andersom is het ICT team niet de expert op alle vakinhoudelijke kennis van de thema’s zoals Finance, Inkoop, HR etc. Daarvoor hebben ze elkaar nodig.
BVGO-ICT helpt de business owner nu met het uitstippelen van een duidelijke visie op data. Ze creëren samen draagvlak en zo ontstaat er een vliegwiel waarbij de enthousiastelingen binnen de communities de werkwijze verder verspreiden.
“De nieuwe werkwijzes en visie daarachter zijn echt bijgebleven. Van samen ontwikkelen met de business, tot stilstaan bij wat je als team met elkaar hebt bereikt en de algemene vergroting van bewustwording over datagedreven werken. Uiteindelijk is de grootste succesfactor toch het team zelf. Door de trainingen en workshops in het dagelijks werk te implementeren en hiervoor ook de tijd te nemen, zijn er flinke stappen gemaakt in succesvol datagedreven werken bij VolkerWessels BVGO.”
Hugo Schabbink, Organisatiecoach en teamleider data & integratie
Een open en veilige cultuur opbouwen
Ook in de communicatie hebben we veel geleerd. Zeker in het begin liep BVGO-ICT tegen bepaalde verwachtingen en aannames aan. Zo werd er verwacht dat een Tableau ontwikkelaar in een Finance team ook wel de kennis van financiën zou hebben, maar dit is vaak niet het geval. Door duidelijk uit te spreken wat je van elkaar mag verwachten en ook de kwaliteiten van alle betrokkenen in te zetten, werken we nu goed samen in de multidisciplinair teams.
Hierbij is de ontwikkeling van het team heel belangrijk geweest. Afwijken van de oorspronkelijke visie en durven bijsturen hebben we gaandeweg geleerd. Er wordt veel tijd en aandacht besteed aan zowel de harde als de zachte kant van het team en het individu. Veranderprocessen zijn leerprocessen, er worden fouten gemaakt en mensen treden buiten hun comfortzones.
De open communicatie zorgt ervoor dat problemen sneller worden ondervangen en we elkaar ook beter leren kennen. Het kernteam van de implementatie heeft bewust gekozen voor deze aanpak en kijkt zelf ook kritisch hoe ze als leidinggevenden willen zijn en hoe ze als team willen ontwikkelen.
Het klinkt allemaal heel makkelijk en vanzelfsprekend, maar een open en veilige cultuur opbouwen, waarin kwetsbaarheid is toegestaan, dat is een belangrijk aspect geweest waar nog steeds elke dag bewust bij moet worden stilgestaan. Het proces werpt echter wel zijn vruchten af. Mensen in de organisatie zien het effect op het team en durven in gesprekken zelf ook hun masker af te zetten. De individu staat centraal in gesprekken en dat ervaart iedereen als erg prettig. Je ziet hierin dat we binnen BVGO niet alleen anders met data omgaan, maar langzaam een cultuurverandering inzetten rondom datagedreven werken.
Dit betekent overigens niet dat we geen kritische houding hebben op het werk. Juist door die openheid ontstaat er ruimte om echt feedback te geven en het werk te verbeteren. Het BVGO-ICT team is er samen met- en voor de business.
Het belang van opleiding en ontwikkeling
Om de werkmaatschappijen goed te kunnen ondersteunen was er meer kennis en kunde nodig op gebied van datagedreven werken. Infotopics Academy heeft het team geholpen met een opleidingsprogramma op maat, waarbij we zowel op de Tableau vaardigheden ingingen als op de adoptie en implementatie van een datagedreven cultuur. Coaching on the job zorgde er daarbij voor dat ook ieder individu goed tot z’n recht kwam.
De opleiding is een belangrijk onderdeel geweest voor de bewustwording over wat datagedreven werken naast de techniek en tools met zich meebrengt. Een goed voorbeeld hiervan is Ruben die als junior is begonnen om lekker de techniek in te duiken. Gaandeweg het traject is zijn kijk op dashboards bouwen veranderd. Het gaat niet alleen om de techniek, maar om organisatieontwikkeling. Hij is één van de collega’s die een enorme groei heeft doorgemaakt en nu vol vertrouwen een dashboard presenteert en daarbij de business bij het proces betrekt.
De opleiding heeft BVGO-ICT handvatten gegeven om meer bewustwording over datagedreven werken bij de werkmaatschappijen op te bouwen en een passende mindset te ontwikkelen. Veel van de workshops uit het opleidingsprogramma zijn ook geïmplementeerd in het dagelijkse werk, zoals usability testing en het beschrijven van de hero’s journey. De nieuwe werkwijzes en visie daarachter zijn echt bijgebleven. Van samen ontwikkelen met de business, tot stilstaan bij wat je als team met elkaar hebt bereikt en de algemene vergroting van bewustwording over datagedreven werken.
Uiteindelijk is de grootste succesfactor toch het team zelf. Door de trainingen en workshops in het dagelijks werk te implementeren en hiervoor ook de tijd te nemen, zijn er flinke stappen gemaakt in succesvol datagedreven werken bij VolkerWessels BVGO.
Samen bouwen aan een lange termijnvisie
Waar Infotopics oorspronkelijk werd aangetrokken om een kick-start te maken in werken met Tableau, is onze samenwerking inmiddels uitgegroeid tot een waardevol partnership waarbij we elkaar uitdagen om voorop te lopen in ons vakgebied.
Om datagedreven te worden als grote, decentrale organisatie is een lange adem nodig. Ook in dit team merken we dat vaak genoeg. Waar BVGO-ICT een visie over 5 jaar voor ogen heeft is het lastig om de organisatie hierin mee te krijgen en tegelijkertijd korte termijn resultaat te laten zien. Zoals in elke verandering zijn er mensen die het lastig vinden en niet mee willen. Het bedrijfsleven is ingericht op korte termijnplannen van hooguit een jaar. Dat grotere plaatje schetsen van een vijfjarenplan blijft een uitdaging.
Toch wordt er ook vanuit de directie nu langzaam een toekomstbeeld geschetst waarin de oplossingen, in bijvoorbeeld Excel, vervangen worden door dashboards en wordt er gekeken hoe VolkerWessels over 5 jaar helemaal datagedreven kan zijn. Daar blijven Kenny en Hugo met hun team graag aan bouwen.
