Gemeente Oldenzaal – Transformatie naar datagedreven besluitvorming
De Gemeente Oldenzaal, gelegen in het hart van Twente, staat bekend om haar historische centrum, gemeenschapszin en streven naar innovatieve gemeentelijke dienstverlening. Gericht op de toekomst wil de gemeente Oldenzaal naar een datagedreven besluitvorming om haar diensten te optimaliseren en te voldoen aan de behoeften van de inwoners.
Lees in deze case hoe de inzet van data de Gemeente Oldenzaal heeft geholpen in beleidsontwikkeling en procesoptimalisatie.
Doelstelling
Impuls geven aan datagedreven werken
Aanpak
Beleidsontwikkeling en procesoptimalisatie
Onze inzet
Programma manager, datacoach, trainers
Software
Alteryx en Tableau
Sturen met inzicht
De Gemeente Oldenzaal heeft, te beginnen in het sociaal domein, de ambitie om datagedreven te werk te gaan. Dit betekent dat beslissingen niet meer enkel op gevoel of intuïtie worden gebaseerd, maar onderbouwd door data-inzichten. Een datagedreven aanpak stelt de gemeente in staat om beleidskeuzes te ondersteunen met feitelijke informatie, de impact ervan te monitoren en dit alles op een efficiënte wijze te doen, met als doel publieke waarde te vergroten.
Door op het juiste moment over de juiste informatie te beschikken, kunnen medewerkers hun werkzaamheden verbeteren, versnellen en efficiënter uitvoeren. Bijvoorbeeld: een buurtcoach met toegang tot actuele gegevens kan beter communiceren met buurtbewoners of effectieve interventies initiëren die het woonplezier verbeteren. Ook op beleidsniveau biedt data een solide basis voor het ontwikkelen of bijsturen van beleid. Bv. Bij het ontwikkelen van een gerichte aanpak van kwetsbare wijken door gebruik te maken van gezins- en huishoudkenmerken.
Doel en uitdagingen Gemeente Oldenzaal
Medio 2023 startte het dataproject van de Gemeente Oldenzaal in samenwerking met Infotopics. De doelen:
- Het verkrijgen van inzicht in huidig kennisniveau en het (door)ontwikkelen van datavaardigheden op operationeel, tactisch en strategisch niveau.
- Het standaardiseren en borgen van data-processen.
- Het leveren van inzichten via dashboards op basis van vooraf gedefinieerde use-cases.
Binnen de Gemeente Oldenzaal was er een groeiend besef van het potentieel van data voor het verbeteren van gemeentelijke processen en diensten. Echter, de organisatie stond voor meerdere uitdagingen op dit gebied:
- Data was opgeslagen in verschillende systemen en formats, waardoor het moeilijk was om een holistisch beeld te krijgen van relevante informatie.
- Er ontbrak vaardigheid onder medewerkers om data effectief te analyseren en visualiseren.
- De heersende cultuur binnen de gemeente was nog niet volledig afgestemd op datagedreven werken, wat de adoptie van nieuwe methoden belemmerde.
“Samen met Infotopics hebben we in Oldenzaal de sleutel tot succes in datagedreven werken gevonden. Hun expertise heeft onze ambities omgezet in concrete stappen.”
Joost Barink, Adviseur Datagedreven werken (Gemeente Oldenzaal)
Datagedreven aanpak in de praktijk
Met de huidige situatie in beeld en na te hebben gedacht over de gewenste resultaten zijn we aan de slag gegaan met het ontwikkelen van een opleidingsprogramma. Samen met Joost Barink (Adviseur Datagedreven werken) en Marianne Piekaar (Teamleider sociaal domein) werd in meerdere sessies het programma vormgegeven. Te denken aan het definiëren van verschillende rollen, het aanbrengen van niveaus van verdieping in opleiding en training én vormen voor community building. Dit leidde tot een programma dat volledig aansloot bij de wensen en behoeften van de organisatie.
Het programma bestond uit de volgende onderdelen:
- Kick-off bijeenkomst: een workshop tijdens de domeinmiddag waarbij medewerkers op interactieve manier kennis konden maken met het gebruik van data.
- Datageletterdheid: 35 deelnemers werden bij aanvang getest op hun datageletterdheid, om vervolgens in een persoonlijk rapport hun resultaten in te kunnen zien. In diverse modules werden deelnemers getraind in het verkennen, begrijpen- en communiceren van/met data.
- Datavaardigheid: Een kleinere groep deelnemers kregen een aantal modules aangeboden ter verdieping. Zij leerden hoe ze de informatiebehoefte kunnen vertalen naar een dataproduct, welke type data-analyses hiervoor te gebruiken en hoe deze te kunnen ontwikkelen.
- Ontwikkeling van de dataproducten: Nadat deelnemers een use-case hadden geformuleerd konden zij aan de slag met het ontwikkelen van een dataproduct. In een wekelijkse sessie met de datacoach konden ontwikkelaars terecht met vragen of zaken waar zij tegen aan liepen in het proces. Door een frequente afstemming te hebben met zowel de datacoach áls de eindgebruikers is het gelukt om dashboards te ontwikkelen die technisch functioneel zijn maar met name gebruiksvriendelijk. Met behulp van onze datacoach zijn er dashboards ontwikkeld die toegankelijk zijn voor alle betrokken teams, waaronder een jeugd dashboard.
- Inspiratiemiddag: Een afsluitende middag waarbij 70 medewerkers van het sociaal domein aanwezig waren. De doorgemaakte ontwikkeling én ambities werden besproken, waarna er in meerdere rondes medewerkers uiteen gingen om;
- Geïnformeerd te worden over het opgeleverde Jeugd dashboard en daarmee zelf konden ervaren hoe de gegeneerde inzichten bijdragen aan de (publieke) meerwaarde.
- Aan de slag gingen met beschikbare data; met behulp van een zogenoemde datawall werden medewerkers geactiveerd en geïnspireerd om na te denken over de informatiebehoefte van het eigen team/afdeling.
- In een laatste ronde werd gamification ingezet om databewustzijn en datageletterdheid te vergroten; in een escaperoom gingen zij met diverse data denkers aan de slag.
“Het mooie aan dit programma is dat er databewustzijn in de gehele keten is ontstaan; op allerlei plekken en in verschillende teams binnen het sociaal domein komen datavraagstukken naar voren waarmee aan de slag wordt gegaan.”
Malou Kotter, Programmamanager (Infotopics)
Resultaten Gemeente Oldenzaal
100%
van de beoogde medewerkers hebben hun databewustzijn vergroot
3
dashboards ontwikkeld en opgeleverd om sneller en nauwkeuriger beslissingen te nemen
8
opgeleide data domein coaches die zorg dragen voor datagestuurde beleidsvorming
De aanpak leidde tot aanzienlijke verbeteringen in de manier waarop de Gemeente Oldenzaal data gebruikt:
- Vergroting van databewustzijn in de gehele keten: door medewerkers op brede schaal en op diverse manieren te betrekken bij dit programma is het bewustzijn en het belang van data toegenomen. Met 3 creators, 8 data domein coaches en 20 ambassadeurs wordt ‘datagedreven werken’ verankerd in de organisatie.
- Verbeterde inzichten in het sociaal domein: Door data te visualiseren en beschikbaar te maken voor medewerkers lukt het om sneller en nauwkeuriger beslissingen te nemen. Er zijn drie dashboards ontwikkeld en opgeleverd tijdens dit programma.
- Efficiëntere beleidsvorming: Met toegang tot actuele en relevante data is de gemeente in staat een gefundeerd beleid te vormen. Beleidsmedewerkers zijn getraind in het vertalen van een informatiebehoefte naar een datavraagstuk en spelen een cruciale rol bij de initiatie van dataproducten.