Toelevering Online – Efficiënte processen realiseren op basis van slimme inzichten
Toelevering Online, een online platform voor maatwerk kozijnen, is een snelgroeiende scale-up die succes na succes boekt. Het bedrijf wil een grote speler worden in Europa en heeft een duidelijke ambitie: over 10 jaar maatwerk kozijnen leveren in tien landen, waarbij de bestelling de volgende dag geleverd wordt.
Lees in deze case hoe Toelevering Online data en analytics inzet om haar ambities te verwezenlijken.
Doelstelling
Ontwikkeling dataplatform, medewerkers datagedreven laten werken
Aanpak
Cloud architectuur inrichten
Infotopics support
data consultants, data engineers, data analisten, data trainers, data coaches
Software
Tableau Cloud, Snowflake, Matillion
Efficiëntie door data: versnellen van de supply chain
Bij Toelevering Online is het mogelijk om binnen enkele klikken maatwerkkozijnen van hout, aluminium of kunststof te bestellen. De bestelling wordt vaak binnen 5 werkdagen bezorgd, uniek in de branche en mogelijk doordat Toelevering Online alle schakels in het supply chain proces met elkaar verbindt.
Om een snelle levertijd te kunnen garanderen en de groeiambities van Toelevering Online te kunnen waarmaken, is het voorkomen van vertragingen in de supply chain van het grootste belang. Alle onderdelen van de keten dienen te worden geregistreerd en geanalyseerd – van online bestelling tot contactmoment met de klantenservice.
Een modern dataplatform stelt de medewerkers in staat om op basis van actuele data de laatste inzichten op te halen. Zij kunnen hierop direct actie ondernemen indien nodig. Het streven om de gehele supply chain inzichtelijk te hebben én de medewerkers continu inzicht te geven, vormden de uitgangspunten van dit project.
Toekomstbestendig data platform
Begin 2022 is het dataproject van Toelevering Online gezamenlijk met Infotopics gestart.
De doelen:
- Knelpunten in het ketenproces inzichtelijk maken en aanpakken.
- Het ontwikkelen van een datagedreven organisatie en het opleiden van zes data ambassadeurs in 2022.
- Processen efficiënter maken door medewerkers in staat te stellen om op basis van data-inzichten te handelen.
Bij aanvang van de samenwerking werd er door Toelevering Online gewerkt met data door middel van handmatige Excel-processen. Om de groeiambities van Toelevering Online te realiseren was een schaalbaar dataplatform noodzakelijk.
Om vast te stellen welke oplossing(en) het beste aansluit(en), startten we onze samenwerking met het vaststellen van de vereisten. Deze bleken als volgt:
- Toekomstbestendig
- Schaalbaar
- Direct in gebruik te nemen
- Eenvoudig te onderhouden
We hebben ervoor gekozen te werken met een combinatie van software-oplossingen: Matillion, Snowflake en Tableau Cloud. Technologieën die passen bij een schaalbare cloud architectuur en data direct beschikbaar maken. Daarnaast zijn er diverse uitbreidingen mogelijk in de toekomst, zoals Advanced analytics met Alteryx.
“Ik geloof dat data pas waarde heeft als de hele organisatie er mee werkt”
Daan Bol, Directeur
Implementatie en kick-off bij Toelevering Online
Werken met data vereist draagvlak binnen de gehele organisatie. We besloten daarom de kick-off van ons project te doen met een inspiratie workshop voor medewerkers. Op basis van bestaande data van Toelevering Online toonden we tijdens de workshop de mogelijkheden van datagedreven werken.
Vervolgens startte de trial periode van onze software-solutions: Matillion, Snowflake en Tableau. We implementeerden en optimaliseerden deze tools voor Toelevering Online, zetten alle beschikbare data over naar de cloud en zorgden er daarmee voor dat de Excel-rapportages binnen 10 dagen, ruim binnen de doelstelling van 4 weken, vervangen werden.
Werken met data bij Toelevering Online
Eenmaal de basis gerealiseerd, zijn we aan de slag gegaan met de volgende stap: het opleidingsprogramma. Het doel was om per afdeling één data ambassadeur te hebben. Uiteindelijk hebben zes personen zich aangemeld (twee meer dan benodigd!). De licenties voor de software werden op dit moment uitgebreid, zodat meer mensen toegang kregen tot de beschikbare data.
Het programma bestond uit de volgende onderdelen:
- Data literacy assessment
- Data trainingen, op zowel technisch vlak als soft-skills
- Data coaching on the job
Het doel van het programma was het in staat stellen van medewerkers om zelfstandig analyses te maken met eigen data.
Op basis van deze data is het voor de data ambassadeurs bij Toelevering Online mogelijk om processen efficiënter in te richten, zelf knelpunten in de keten te ontdekken en aan te pakken én het eigen werk makkelijker en leuker te maken.
“De enthousiaste en gedreven cultuur bij Toelevering Online, in combinatie met de heldere visie op het werken met data, heeft de samenwerking vleugels gegeven. In zeer korte termijn hebben we grote stappen kunnen maken in datagedreven werken.”
Yalmar Mekelenkamp, data consultant bij Infotopics
Resultaten Toelevering Online
100%
van de beoogde medewerkers werkt na dit traject datageïnformeerd
6
opgeleide data ambassadeurs
>25
processen geoptimaliseerd dankzij inzicht in data
Dankzij de inzichten die de data opleverde was Toelevering Online binnen een jaar tijd in staat om:
- Beter inschattingen te maken met betrekking tot welke producten en materialen nodig zijn in bepaalde periodes.
- Levertijden waar te maken ondanks bijzondere omstandigheden in de markt (denk aan de voorraad van materialen in 2022).
- Problemen in het bezorgproces voor te zijn, door aanvullende controles te doen.
- Aanpassingen te doen in het toebedelingsproces van orders aan fabrieken, zodat de stilstaande tijd verminderd wordt.
- Haar klantenservice te verbeteren én kosten te besparen door openingstijden in te korten, mogelijk gemaakt door inzicht dat is opgedaan door het aantal contactmomenten per uur van de dag te analyseren.