Beter beleid door samenwerking op datavraagstukken
Kennispunt Twente is opgericht door de Twentse Netwerkstadgemeenten Almelo, Borne, Enschede, Hengelo, Oldenzaal en Regio Twente, en ontstaan uit samenvoeging van de afdelingen statistiek en onderzoek van de gemeenten Almelo en Hengelo. De komende jaren wil Kennispunt Twente doorgroeien tot een (onderzoeks)bureau voor alle Twentse gemeenten samen, voor de individuele gemeenten én voor de regio.
Kan je het je voorstellen dat je anno 2000 als inwoner de vraag had gesteld “hoeveel inwoners heeft mijn gemeente?” En dat je dan alleen het antwoord op deze vraag kreeg door navraag te doen bij de onderzoeksafdeling van die desbetreffende gemeente. Tegenwoordig kan iedereen diezelfde vraag op Google invoeren en in dezelfde minuut het antwoord beschikbaar hebben. De uitdaging die we nu hebben, is dat veel verschillende websites dit soort informatie weergeven. Maar welke informatie is juist? Vanuit deze gedachte is het voor gemeenten belangrijk om gevalideerde en betrouwbare data beschikbaar te hebben, op een veilig platform.
De oprichting van Kennispunt Twente
Voor 2014 hadden de drie grootste gemeenten in Twente (Almelo, Hengelo en Enschede) hun eigen onderzoeks- en statistiekafdeling waar onderzoekers samen met beleidsmedewerkers hun eigen vragen gingen beantwoorden. Eén keer per jaar werd een statistisch jaarboek uitgegeven, waarin de data van dat betreffende jaar van de gemeente samengevat stond. De hoeveelheid data en de behoefte aan data is sinds die tijd alleen maar toegenomen, en dat vraagt om een andere aanpak.
De gemeenten Almelo, Enschede en Hengelo hebben samen met Regio Twente in 2014 het Kennispunt Twente opgericht. Het toentertijd nieuwe bureau is opgericht om de kwetsbaarheid van afzonderlijke onderzoek en statistiek van teams te verminderen, kwaliteit van onderzoek te vergroten en efficiencywinst te boeken. Het effectiever en efficiënter inrichten van menskracht en middelen, heeft een belangrijke rol gespeeld bij de oprichting van het bureau.
Visualiseren van statistische jaarboeken
Kennispunt Twente startte met het visualiseren van de statistische jaarboeken van elke gemeente in Tableau. Deze dashboards zijn vervolgens publiek toegankelijk gemaakt op de website van Kennispunt Twente. Hüseyin Seker, data specialist bij Kennispunt Twente is sinds de oprichting van Kennispunt Twente betrokken. De organisatie is sindsdien bijzonder hard gegroeid en geprofessionaliseerd.
Dat professionalisering van datagedreven werken een belangrijke rol speelt, blijkt ook uit de datastrategie die ongeveer 4 jaar geleden is opgesteld. In de video (van 1 minuut) zie je hoe dit tot stand is gekomen.
Beter beleid
De samenwerking tussen de verschillende betrokkenen bij datavraagstukken is een steeds belangrijkere rol gaan spelen. Zo ziet ook Hüseyin Seker. “In het verleden kreeg ik een databestand toegestuurd en zonder gedetailleerde kennis van hetgeen in de dataset stond, maakte ik visualisaties en leverde ik een dashboard op. In veel gevallen ken ik de termen van de data die binnen een gemeente speelt en kan ik dat zelf interpreteren, maar soms is er ook sprake van hele juridische en vakinhoudelijke achtergrondkennis. Dan wordt het lastig om data goed te begrijpen als je hier niet bekend mee bent.” zegt Seker.
Dat was ook de aanleiding om vaker samen te werken op dit soort projecten. De dataspecialist, onderzoeker en een vakdeskundige (vaak beleidsmedewerkers) gaan samen in overleg om de data te begrijpen en kritische vragen te stellen over de dataset. Daarna zorgt de dataspecialist ervoor dat de data zorgvuldig gekoppeld en gecontroleerd wordt, zodat er uiteindelijk betrouwbare dashboards uit voortvloeien, die gebruikt kunnen worden om de wereld beter te begrijpen en om goede beleidskeuzes te maken. Snelheid, betrouwbaarheid, en de vertaalslag van data naar beleid, zijn hierbij van cruciaal belang. De samenwerking tussen onderzoekers, dataspecialisten, beleidsadviseurs en het ambtelijk apparaat zijn de unieke kwaliteiten van Kennispunt Twente.
“Begin simpel en bouw het later uit. Het blijft een uitdaging om een dashboard compleet en overzichtelijk te houden.”
Hüseyin Seker, data specialist bij Kennispunt Twente
Dupliceren van kennis
Onderwerpen die bij de ene gemeente spelen, spelen vaak ook bij andere gemeenten. Zo wordt er bij elke onderzoeksvraag vanuit een gemeente goed gekeken of het antwoord ook voor een andere gemeente gebruikt kan worden, dan wel voor deze gemeente aangepast kan worden.
Binnen Kennispunt Twente zijn er verschillende datarollen beschikbaar op junior, medior en senior niveau. Data Engineer, data-analisten, datavisualist, data scientist en ook data management zijn rollen die hier onder vallen. Allemaal houden zij zich bezig met het verkrijgen van data, het vervolgens valideren van de data, en uiteindelijk beschikbaar maken van data vanuit zijn/haar rol.
Het bouwen van een dashboard op zich is in Tableau goed te doen, maar alle randzaken daar omheen kosten veel tijd en dat weet ook Hüseyin Seker. Hij begint eerst met het helder krijgen van een aantal vragen; Is de data er? Kan en mag deze data gebruikt worden? Mag deze data AVG-technisch gepubliceerd worden en, veel belangrijker nog, wat wil de eindgebruiker zien? Wat is de behoefte van de opdrachtgever? Pas nadat deze vragen beantwoord zijn, kan er een dashboard gemaakt worden.
Wat te doen met niet publieke data?
Veel samengevoegde en niet privacy gevoelige data vanuit gemeenten is openbaar. Denk aan demografische gegevens zoals inwoneraantallen, aantal mensen per doelgroep en man/vrouw verhouding. Dit soort informatie is voor iedere inwoner toegankelijk en kan via de website van Kennispunt Twente worden ingezien, samen met heel veel andere statistieken (welzijn, werk, gezondheid, veiligheid en klimaat). Toch zijn er ook veel gegevens die niet publiekelijk toegankelijk zijn. Zoals gegevens binnen het Sociaal Domein, waaronder Jeugdzorg.
Veiligheid en betrouwbaarheid van de data is extra belangrijk binnen overheidsorganisaties. Data kan en mag niet zomaar op straat komen te liggen. Daarom gebruikt Kennispunt Twente een portaaloplossing met Tableau Server waarin gebruikers alleen met hun eigen inloggegevens bij gegevens en dashboards kunnen komen waar zij toegang toe hebben gekregen. Dit wordt ook wel ‘embedded analytics’ genoemd bij Tableau.
AVG en privacy staan hoog op de agenda en er is een continue samenwerkingen met specialisten op dit vlak, binnen de grotere organisatie SamenTwente, privacy officers binnen gemeenten en landelijke netwerken op dit vlak.
In het portaal zien gevalideerde gebruikers de huisstijl van Kennispunt Twente en worden ze bij de verschillende thema’s, waar een gebruiker toegang toe heeft, geïnformeerd over de inhoud en de definities die gebruikt worden. Zo stellen zij de eindgebruikers in staat de dashboards te begrijpen. Het is niet altijd vanzelfsprekend dat iedere gebruiker een dashboard kan lezen, begrijpen en vervolgens over kan gaan tot actie. Door samenwerking met de eindgebruikers, bij de totstandkoming van deze dashboards, wordt er zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de behoefte van de doelgroep.
Communicatie, samenwerking en betrouwbaarheid zijn belangrijke elementen die centraal staan bij Kennispunt Twente. Zij helpen de veertien Twentse gemeenten om datagedreven te werken, met de Tableau dashboards die zij openbaar en via een veilig portaal beschikbaar stellen.