Datagedreven sturen op personeel bij Amstelring
Strategische personeelsplanning op basis van data
De zorgsector staat onder druk: de vraag naar zorg stijgt, terwijl het vinden én behouden van personeel lastig is.. Ook bij Amstelring, een zorgorganisatie in en rond Amsterdam, ervaren HR-professionals en managers deze uitdaging.
Om onderbouwd te kunnen sturen op personeelsinzet en tijdig bij te sturen op uitstroom en werving, ontwikkelden we samen met Amstelring een interactief dashboard voor strategische personeelsplanning. Binnen vier maanden stond er een eerste, bruikbare versie waarmee het HR-team direct aan de slag kon.
Doelstelling
Voorspellen van toekomstige personeelsbehoeften, gebaseerd op de personeelsaantallen en de huidige en verwachte zorgvraag
Aanpak
Inventarisatie van beschikbare HR-data en definities, ontwikkeling van een interactief dashboard in Tableau met inzicht in de personele opbouw, uitstroom, functiemix en verwachte behoeften per zorglocatie
Onze inzet
Consultancy voor dashboardontwikkeling, procesbegeleiding en training van het Amstelring HR-team
Software
Tableau
Grip op personeelsplanning
Amstelring biedt professionele zorg, ondersteuning en verblijf aan ouderen en kwetsbare mensen. Om HR en management te ondersteunen bij het nemen van goed onderbouwde beslissingen over personeelsinzet – op elke locatie binnen de organisatie – startten we een samenwerking met een helder doel: grip krijgen op strategische personeelsplanning.
De basis daarvoor? Een interactief dashboard, afgestemd op de specifieke behoeften van Amstelring, waarmee inzicht ontstaat in trends zoals uitstroom, functiemix en toekomstige personeelsvraag.
Strategische personeelsplannen, gebaseerd op data en voorspellende inzichten
Elke samenwerking begint bij de vraag: wat wil je bereiken, en waarom?
Ook bij Amstelring startten we met het in kaart brengen van specifieke behoeften rondom personeelsplanning. Door deze scherp te vertalen naar duidelijke doelstellingen, legden we de basis voor een oplossing die niet alleen inzicht geeft, maar daadwerkelijk ondersteunt bij strategische keuzes.
In overleg met HR, BI en locatiemanagers formuleerden we de volgende speerpunten:
- Voorspellen personeelsbehoeften: de verwachte bezetting combineren met zorgbehoeften vanuit verschillende scenario’s
- Voorspellen van toekomstige bezetting: grip krijgen op de personeelsontwikkeling en lange termijneffecten van vroegtijdige uitstroom en AOW-uitstroom.
- Faciliteren strategische beslissingen: HR en management in staat stellen datagedreven personeelskeuzes te maken.
- Afstemmen personeelsinzet: aanpassen van het personeelsbestand aan de groeiende zorgvraag en veranderende samenstelling.
- Handvatten werving en omscholing: bieden van richtlijnen voor het tijdig werven of omscholen van personeel, passend bij specifieke zorgbehoeften.
Van versnipperde gegevens naar one-single-source-of-truth
Amstelring beschikte over uitgebreide HR-data, verzameld in verschillende systemen en rapportages. De uitdaging zat niet in het ontbreken van gegevens, maar in het samenbrengen ervan op een manier die strategische sturing mogelijk maakt. Managers en HR-adviseurs werkten met losse Excel-bestanden of rapporten vanuit de controller, wat het lastig maakte om organisatiebreed vooruit te kijken.
In samenwerking met het HR- en BI-team van Amstelring ontwikkelden we een interactief dashboard in Tableau waarin de belangrijkste HR-indicatoren overzichtelijk samenkomen. Door scenario’s te modelleren – bijvoorbeeld: wat als 15% van de niveau 3-medewerkers de komende twee jaar uitstroomt? – kunnen HR en management gerichter het gesprek voeren over personeelsbeleid en op tijd bijsturen.
Tableau: Data-inzichten voor Amstelring
Voor de ontwikkeling van het dashboard is gekozen voor Tableau: een krachtige visualisatietool waarmee complexe data eenvoudig en interactief inzichtelijk wordt gemaakt. Tableau is bij uitstek geschikt voor organisaties zoals Amstelring, waar gebruikers met verschillende achtergronden – van HR tot management – met data willen werken zonder dat technische kennis vereist is. De intuïtieve interface, flexibele scenariofunctionaliteit en de mogelijkheid om actuele inzichten per locatie te tonen, maakten Tableau tot de logische keuze voor dit project.
Datagedreven onderbouwing in het gesprek met locatiemanagers
Voor HR betekende de komst van het dashboard een versterking van hun bestaande adviesrol. Waar eerder gebruik werd gemaakt van losse rapportages en ervaring, is er nu één centrale, visuele informatiebron die actuele cijfers overzichtelijk presenteert. Hiermee onderbouwen de Amstelring HR-adviseurs hun gesprekken met locatiemanagers: ze laten zien waar risico’s ontstaan, welke functies onder druk staan en waar werving, behoud of scholing nodig is. Dat maakt het mogelijk om gerichter te adviseren, sneller bij te sturen en versterkt het vertrouwen in het personeelsbeleid.
“We kunnen managers nu onderbouwd laten zien wat de personeelsontwikkeling betekent voor hun locatie. Dat geeft richting én rust.”
Hanneke Snel, HR-adviseur Amstelring
Resultaten: meer grip, betere gesprekken
- Het aandeel medewerkers in vaste dienst is organisatiebreed gestegen van 70% naar 82%.
- Op locatieniveau steeg dit percentage van 73,5% naar 76,7%.
- HR-adviseurs voeren door data onderbouwde gesprekken met locatiemanagers, gericht op de lange termijn.
- De doorstroom van leerlingen en het behoud van jongere medewerkers zijn verbeterd.
- Ad-hoc inhuur is verminderd, wat resulteerde in kostenbesparingen en effectiever personeelsbeheer.
- Het dashboard wordt steeds vaker gebruikt als basis voor strategisch overleg.
Amstelring wil het dashboard de komende tijd verder verfijnen en breder in de organisatie inzetten. Zo wordt het steeds meer een vast onderdeel van strategisch overleg – en een belangrijke bouwsteen in het toekomstbestendig maken van de zorg.