Zorgorganisatie Amstelring creëert datagedreven zorg met Tableau
Amstelring is een professionele zorgorganisatie, gespecialiseerd op het gebied van ouderenzorg, verpleging en thuiszorg. Met tientallen woonzorgcentra en kleinschalige groepswoningen in Amsterdam en omgeving stelt Amstelring ouderen en chronisch zieken in staat om met complexe zorgvragen toch zoveel mogelijk zelfstandig te blijven. Amstelring biedt specialistische zorg zoals: dementiezorg, revalidatiezorg, transferzorg in het VUmc, palliatieve zorg, zorg bij de ziekte van Huntington, zorg voor niet-aangeboren hersenletsel en beschermd wonen voor ouderen met een GGZ-achtergrond.
Met bijna 3000 enthousiaste en trotse medewerkers kan Amstelring liefdevolle zorg bieden aan cliënten. Het gebruik van data speelt daarbij een cruciale rol in de dagelijkse bedrijfsvoering, waaronder bij het ondersteunen van de onafhankelijkheid van de cliënt en het beschermen van hun veiligheid zodra acute zorg vereist is.
Om een datagedreven organisatie te worden en optimaal gebruik te maken van de grote hoeveelheid beschikbare data zijn de juiste tools en processen nodig. De ruwe data moet worden omgezet in bruikbare inzichten. Milou Homan, data-analist bij Amstelring, deelt het belang van data-analyse voor zowel cliënten als medewerkers, en hoe Tableau en Infotopics ondersteunen in de behoeftes rond datavisualisatie.
Ruwe data omzetten in bruikbare inzichten om het welzijn van ouderen te verbeteren en medewerkers te ondersteunen
Toen Tableau nog niet bij Amstelring was geïmplementeerd, werden de data-analyses deels uitbesteed en waren systemen minder toegankelijk. Daardoor werden grote hoeveelheden data niet benut. Een voorbeeld hiervan is data uit het verpleegoproepsysteem, met veiligheidswaarschuwingen en oproepen vanuit onder andere bewegingssensoren en halszenders van cliënten.
“Elk alarm gaf aan dat een cliënt acuut aandacht nodig had, wat niet altijd het geval was. Het personeel haastte zich steeds opnieuw naar de cliënt, wat zorgde voor ontregeling en verwarring”, zegt Milou. “We wisten dat er sprake was van een enorme hoeveelheid alarmen vanuit het oproepsysteem, maar misten inzicht in waar deze precies vandaan kwamen en waarom”.
Het werd duidelijk dat er een uitgebreid data-analyse platform nodig was om gegevens uit verschillende silo’s in de organisatie te centraliseren, combineren, en één waarheid te creëren. Hiermee kan er bijvoorbeeld beter worden ingespeeld op de gedragspatronen en zorgbehoefte van cliënten die de alarmen activeren, en biedt het de mogelijkheid om breder kansen en inefficiënties binnen de organisatie te identificeren.
“We hadden een platform nodig dat kon helpen om de data te visualiseren en laagdrempelig terug te geven aan de organisatie, om zo samen te analyseren of cliënten echt dringend hulp en aandacht nodig hebben. Deze inzichten zouden de zorg voor de cliënt verbeteren en de werkdruk bij onze medewerkers verminderen”, legt Milou uit. “De werkdruk in de ouderenzorg is hoog en als we de grote hoeveelheden data kunnen omzetten tot bruikbare inzichten, kan er een meer ontspannen manier van werken ontstaan”.
Amstelring gebruikt Tableau om de combinatie van het gebruik en de instellingen van het verpleegoproepsysteem, en de inzet van verschillende sensoren te evalueren. Milou: “Door data en kennis uit de praktijk te combineren, kunnen we er nu voor zorgen dat de inzet van een zender of sensor ook echt bij de individuele behoefte van de cliënt past”. Middels de acties die vanuit deze nieuwe inzichten volgden is het totaal aantal meldingen met ongeveer 50% verminderd.
“Zonder deze onnodige onderbrekingen kunnen medewerkers zich nu beter concentreren op de cliënt. En cliënten merken dat de zorgmedewerker de volledige aandacht voor hen heeft en niet steeds ergens anders nodig is”, zegt Milou. “Dat is een groot pluspunt voor iedereen.”
“Met behulp van de trainingen van Infotopics kunnen we nu andere mensen binnen de organisatie in staat stellen om data te analyseren met Tableau. Bijkomende voordelen zijn dat het enthousiasme voor data creëert, dat collega’s niet op ons hoeven te wachten en dat ze Tableau nu zelf kunnen gebruiken om inzichten te creëren die ze nodig hebben om succesvol te zijn.”
Milou Homan, data-analist bij Amstelring
Tableau gebruiken om datakwaliteit in zorgplannen van cliënten te optimaliseren en informatie up-to-date te houden
Met Tableau heeft Amstelring ook de manier waarop zorginformatie van cliënten up-to-date wordt gehouden vereenvoudigd. Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat bewoners altijd de juiste zorg van de beste kwaliteit krijgen. Voorheen moesten werknemers periodiek handmatig dossiers doornemen om te controleren of de cliënt informatie volledig en up-to-date was. Milou: “Gezien het groot aantal cliënten dat in onze woonzorgcentra woont, namen werknemers willekeurig een steekproef van dossiers om deze vervolgens in detail door te nemen en te controleren of er informatie ontbrak en of bijvoorbeeld zorgplannen volledig waren ingevuld. Dat was arbeidsintensief en onderhevig aan fouten.”
Nu wordt de status van alle zorgplannen op één plek weergegeven. “We hebben een kwaliteitsdashboard ontwikkeld dat inzichten uit meerdere databronnen op één plek weergeeft, waaronder een controle op verschillende onderdelen uit het zorgdossier. Door alles wat ontbreekt te markeren, kunnen processen nauwkeuriger en efficiënter worden uitgevoerd”, aldus Milou. “Het is zo fijn dat we nu alles op één plek kunnen laten zien en actueel inzicht kunnen bieden in onderdelen die impact hebben op de kwaliteit van zorg”.
In het verleden zou dit veel tijd hebben gekost, maar nu is het heel eenvoudig. Je filtert en klikt en ziet alle dossiers die moeten worden bijgewerkt of die nog ontbrekende informatie bevatten. “Het dashboard is gemakkelijk te gebruiken en leidt medewerkers meteen naar het juiste dossier om indien nodig actie te ondernemen”, voegt Milou eraan toe.
Het overzicht kan breed gedeeld worden met medewerkers die werkzaam zijn op verschillende locaties binnen de organisatie, omdat het alleen een ID samen met een signaal rondom onjuiste of ontbrekende gegevens laat zien, en hierbij gebruik maakt van de autorisatie van de onderliggende applicatie. Zo is er hoog over informatie beschikbaar en wordt confidentiële informatie alleen gedeeld met werknemers die geautoriseerd zijn om de persoonlijke informatie van de cliënt in te zien.
Bouwen aan een krachtige datagedreven cultuur in de hele organisatie
Sinds de implementatie van Tableau samen met Infotopics, ziet Amstelring nog duidelijker de voordelen van het benutten van data. Het gevolg is dat zich een krachtige nieuwe datagedreven cultuur begint te vormen op alle niveaus van de organisatie.
“Waar ik enthousiast van word, is dat nu steeds meer collega’s in de organisatie ons vragen ‘wanneer is het mijn beurt om aan de slag te gaan met data?”, zegt Milou. “Met behulp van de trainingen van Infotopics kunnen we nu andere mensen binnen de organisatie in staat stellen om data te analyseren met Tableau. Bijkomende voordelen zijn dat het enthousiasme voor data creëert, dat collega’s niet op ons hoeven te wachten en dat ze Tableau nu zelf kunnen gebruiken om inzichten te creëren die ze nodig hebben om succesvol te zijn.”
Amstelring heeft de beginstappen gezet naar een datagedreven organisatie en zoals Milou concludeert: “We zouden graag meer data combineren en meer trends analyseren om onze algehele kwaliteit van de zorg te verbeteren en de werklast van onze medewerkers te verminderen, zodat zij zich prettiger voelen en datagedreven beslissingen kunnen nemen”. Infotopics en Tableau staan centraal in deze verandering en met het Tableau-platform en de implementatiestrategie en training van Infotopics zal Amstelring de kennisgedreven ouderenzorg blijven optimaliseren en het leven en het welzijn van velen verbeteren.
Wil je weten wat we voor jou kunnen betekenen?
Ben je na het lezen van deze klantcase benieuwd hoe wij jou kunnen helpen op weg naar een datagedreven cultuur? Neem vrijblijvend contact met ons op. Klik hier voor meer informatie over onze klant Amstelring.