1) Als, dan…

Niet alleen bekend als hinderlijke taalfout, maar ook een milde ergernis wanneer je ‘explicit is better than implicit’ als ontwikkelstandaard hebt. “Als de vakantieregio niet 'noord' of 'oost' is, dan zal het wel 'midden' zijn.” Hier schuilt (vaak onbedoeld) een aanname in dat elke waarde die niet 'oost' of 'noord' is, 'midden' zal zijn. Dit soort aannames kunnen voor verwarring zorgen of simpelweg foute uitkomsten als gevolg hebben.

NULL, 'Noord' , '' en ' noord' zijn geen 'midden' én geen 'noord', maar problemen in de brondata die opgelost moeten worden. Wanneer jij in ‘the last mile of analytics’ zit is de kans reëel dat je tegen dit soort uitdaging aanloopt.

Zonder door te schieten in ‘expect the unexpected’ helpen deze richtlijnen mij:

1. In Logical-calculaties en Groups definieer je alle verwachte waarden, zodat onverwachte waarden automatisch in een ‘overige’ categorie vallen;
2. Als je waarden wilt uitsluiten, gebruik dan een Exclude-filter in plaats van handmatig alle andere opties aan te vinken;
3. Wees voorzichtig met het standaard verbergen van NULL-waarden. Soms bevatten ze juist belangrijke informatie over ontbrekende data of fouten in de bron. En wist je dat Aliases ook werken voor NULL-waarden?

2) Pak iets anders dan de FIXED-hamer

“Als je alleen een hamer hebt, is het verleidelijk om alles als een spijker te zien.” Op het gezegende moment dat je aan de slag mag met Level Of Detail-calculaties is de {FIXED} vaak de hamer waar enthousiast mee wordt geschroefd en gelijmd.

De {FIXED}-calculatie is een krachtig hulpmiddel in Tableau, maar het is goed om te weten dat je nóg twee opties hebt. Alle drie de LOD-opties hebben een specifieke rol binnen de order of operations. Kort samengevat:

• FIXED negeert het aggregatieniveau en de filters van de sheet en berekent waarden op een vast niveau;
• INCLUDE voegt extra detail toe aan je aggregatieniveau;
• EXCLUDE verwijdert juist een dimensie om een hoger aggregatieniveau te krijgen.

Een belangrijk punt om te onthouden: INCLUDE en EXCLUDE worden berekend na de normale filters, terwijl FIXED voor het filteren wordt uitgevoerd, met uitzondering van Context Filters. En daarmee komen we bij de volgende tip.

3) Vermijd de Context Filter Galore

Context Filters komen vroeg aan bod in de order of operations en werken onafhankelijk van andere filters op je sheet. Tableau heeft ze geïntroduceerd met duidelijke voordelen, waaronder:

1. het mogelijk maken om te filteren op een {FIXED}-calculatie;
2. het verbeteren van de performance door vroeg in het query-proces de hoeveelheid regels te beperken;
3. het combineren van een gebruikersfilter met een Top-N filter.

De oplettende lezer ziet dat “als ik iets uit de context haal werkt mijn dashboard niet meer” niet als optie is openomen. Deze situatie ontstaat meestal wanneer de toepassingen van Context Filters niet goed op elkaar zijn afgestemd, of verkeerd worden begrepen.

Zo kan een verkeerd ingezette {FIXED}-calculatie ervoor zorgen dat je een Context Filter ‘moet’ gebruiken om de gewenste resultaten te krijgen. Overweeg daarom of een dynamischere aanpak met INCLUDE of EXCLUDE beter past bij jouw situatie. Zo heb je geen meervoud aan Context Filters meer nodig.

En hoewel Context Filters kunnen helpen bij performance, is het goed om te weten dat meerdere van deze filters juist een negatief effect kunnen hebben. Het voordeel wordt vaak pas merkbaar wanneer één enkel filter wordt toegepast dat meer dan 80-90% van de data weg laat. Worstel je met dashboardperformance? Onze knappe koppen van Tableau Agility Service denken graag met je mee.

En als we het toch over filters hebben: het kan geen kwaad om de cursieve filters—gemaakt door Action Filters—weg te gooien als je aan het ontwikkelen bent. Deze worden automatisch gegenereerd, maar soms niet automatisch verwijderd als je een Action Filter aanpast. Het kan dus zijn dat je onbedoeld data filtert. Dit brengt ons bij het volgende punt: netjes werken.

D) Besteed aandacht aan structuur en consistentie

Tableau is een geweldige tool om snel aan de slag te gaan, zelfs als je nog niet precies weet waar je naartoe wilt. Of je nu ad-hoc vragen beantwoordt, exploratieve analyses uitvoert of aannames toetst: Tableau biedt flexibiliteit. Velden toevoegen, dupliceren en aanpassen, veldtypes en aggregatiemethodes aanpassen, en calculaties nesten is een fluitje van een cent.

Deze flexibiliteit heeft echter een keerzijde: omdat het opschonen en (her)structureren van je werkboek of datasource ‘altijd nog kan’, wordt dit vaak uitgesteld—tot de structuur te complex en onoverzichtelijk wordt en het je in de weg gaat zitten.

Een aantal tips:

• Begin met een logische naamgeving voor calculaties. Geef een duidelijke naam in plaats van Calculation1. Dit helpt bij het begrijpen van de functie van je calculatie en dwingt jou om na te denken over wat je gaat doen;
• Kies een consistente naamgevingsstructuur en blijf erbij. Behoor je tot de mad lads die het ok vindt om ‘#’ te gebruiken voor aantallen, doe je ding en blijf daar bij. Gebruik bij voorkeur prefixes om technische velden en parameters snel te onderscheiden;
• Schrijf overzichtelijke calculaties. Gebruik witregels en tabjes om de leesbaarheid te verbeteren en vind een gezonde balans tussen ‘geen comments’ en hele epistels;
• Maak afspraken over wat in een Published Datasource hoort en wat in het Workbook blijft. Een praktische vuistregel: alles wat je op meerdere plekken gebruikt of wat elders nuttig gaat (‘kan’ is niet goed genoeg) zijn, hoort in de Published Datasource. De Embedded Datasources vermijd ik het liefst;
• Er was ooit een wereld zonder Replace All References en geen Edit Server and Site Path naast Replace Data Source, en ik wil nooit meer terug. Deze functionaliteiten nemen heel veel gehannes weg. Maak hier gebruik van;
• Verwijder ongebruikte calculaties en sheets;
• Dit is een hot take: “Tableau slaat werkboeken en datasources op als XML en dit is om veel redenen heel praktisch”. Daar kom je snel op terug als je een werkboek in handen krijgt uit het gulden tijdperk. Mijn advies? Begin soms met een compleet schone lei in plaats van verder te werken op een reliek. Het zal je verbazen hoe snel je bent waar je gebleven was, zonder alle legacy.

Er is ongelofelijk veel te vinden over ‘dingen eenvoudig houden’, dus laten we het niet ingewikkelder maken. Je kunt structuur en overzicht vaak het hardst gebruiken op het moment dat je de grip al kwijt bent. Wacht er dus niet te lang mee.

“Tidying is the act of confronting yourself.” – Marie Kondo

Worstelt jouw team of organisatie met dit soort vraagstukken? Dan is onze ‘keep it stupid simple’-workshop wellicht iets voor jullie.

Samenvattend

1. Word op z’n minst op een basaal niveau bekend met de volgordelijkheid waarin Tableau dingen doet. Zo zullen puzzelstukjes op de plek vallen en kun je oorzaak en gevolg beter verklaren;
2. Gebruik Tableau om aannames te toetsen en probeer waar het zinnig is de aannames geen onderdeel van de data-keten te maken;
3. Maak refactoring—het herstructureren en verbeteren zonder functionaliteit te veranderen—en opruimen onderdeel van jouw ontwikkelproces.