Met Tableau nog meer ‘in control’
Succesverhaal Bijzondere boekingen
Hoe zorgt jouw organisatie ervoor dat het ‘in control’ is? Deze vraag speelt voor elke organisatie. Zo ook voor een klant van ons die een grote speler is in de bouwsector waar men voortdurend bezig is om als organisatie nog meer ‘in control’ te zijn. Ter ondersteuning van dit continue proces maken zij nu gebruik van data-analyse met Tableau. Hoe zij dat doen dat lees je hieronder!
Systeem- en gegevensgerichte controles
Organisaties maken tegenwoordig (vrijwel) allemaal gebruik van (ERP-)systemen, zoals AFAS, Navision, SAP etc. Deze systemen bieden ondersteuning aan het operationele proces. Om als organisatie ‘in control’ te zijn is het van belang om het proces rondom deze systemen te monitoren en te waarborgen. Dit kan door preventieve en repressieve beheersingsmaatregelen toe te passen.
Systeemgerichte controle
Bij preventieve maatregelen volgt over het algemeen een zogeheten systeemgerichte controle. Deze wordt gedaan door te toetsen op een drietal aspecten:
- Opzet: Hoe is het proces opgezet?
- Bestaan: Hoe wordt het proces uitgevoerd en zijn de uitkomsten conform de verwachting?
- Werking: Is het proces actief geweest gedurende een bepaalde periode?
Gegevensgerichte controle
Binnen organisaties worden echter niet alle handelingen uitgevoerd door of binnen het systeem. Om als organisatie ook ‘in control’ te zijn ten aanzien van deze handelingen, is het niet altijd mogelijk om gebruik te maken van preventieve maatregelen. Indien hiervan geen gebruik gemaakt kan worden, worden er repressieve maatregelen ingezet welke leiden tot gegevensgerichte controles. Hierbij wordt puur gekeken naar de cijfers of naar de (uitkomst van) handelingen.
Een voorbeeld van een gegevensgerichte controle is het controleren van de handmatige boekingen, ook wel memoriaalboekingen genoemd, binnen de administratie. Deze boekingen worden veelal gebruikt om correcties uit te voeren op de administratie en grijpen daarmee in op een geautomatiseerd proces. Omdat deze boekingen niet langs alle gebruikelijke systeemcontroles lopen, brengt dit een potentieel risico met zich mee. Om dit risico te kunnen beheersen is inzicht in deze posten nodig.
Memoriaalboekingen
In de oude situatie werd bij onze klant die een grote speler is in de bouwsector inzicht verkregen door de memoriaalboekingen op locatie te selecteren en te controleren. Gezien de orde van grootte van het bedrijf, het aantal locaties (50+) en de aantallen administraties (750+) is deze controle vrij arbeidsintensief.
Op basis van de huidige stand van de techniek moet de beheersing van de handmatige boekingen efficiënter kunnen. Met die gedachte is Tableau ingezet.
Optimaliseren van memoriaalboekingen
De eerste stap om deze controle te optimaliseren was om alle boekingen in het grootboek te ontsluiten en op te slaan in het datawarehouse. De boekingen hebben ieder een kenmerk meegekregen vanuit de bron, waardoor het mogelijk is om te achterhalen welke boekingen memoriaalboekingen zijn.
Vervolgens is een dataset gegenereerd met louter memoriaalboekingen, waarbij de data nog is verrijkt met onder andere werkmaatschappij-, administratie- en projectinformatie.
Geautomatiseerd inzichtelijk maken met Tableau
Vervolgens is de klant, samen met Infotopics, aan de slag gegaan om deze data geautomatiseerd inzichtelijk te maken met behulp van Tableau. Mede door te schakelen met de Finance & Control afdeling, werden de eerste inzichten al snel verkregen. Deze eerste versie bood eindgebruikers direct inzicht in het aantal memoriaalboekingen langs dwarsdoorsneden als:
- Werkmaatschappij en administratie.
- Weekdeel (doordeweeks vs. weekend).
- Medewerker (AVG-proof).
- Tijd (trendlijn over één boekingsjaar).
- ‘Geraakte’ grootboekrekeningen.
Daarnaast maakt het dashboard tevens de vergelijking met het voorgaande jaar en wat de impact op de resultatenrekening van de boekingen betrof.
Iteratief proces
‘Kan ik dan ook de details van een boeking zien?’. Deze vraag werd gesteld na het tonen van de eerste versie van het dashboard. Men had dan nu wel inzicht in het aantal boekingen, maar niet waar deze boekingen dan exact uit bestaan. Met deze vraag werd besloten een tweede dashboard te bouwen, wat inzicht biedt in de detailinformatie van een memoriaalboeking.
Aangezien interactiviteit tussen visuals en dashboards één van de sterke punten is van Tableau, konden beide dashboards vrij eenvoudig aan elkaar gekoppeld worden. Zodoende is het voor de eindgebruiker mogelijk om van hoog-over informatie te downdrillen tot op detailniveau.
Analyse van boekingen
Daarnaast werden een tweetal filters toegevoegd, waarmee men boekingen kan analyseren welke:
- Een bepaalde mate van materialiteit (grootte van bedrag) bevatten (meer dan € X impact op de resultatenrekening).
- Meer dan 50 boekingsregels betreffen.
Kort gezegd: met deze nieuwe functionaliteiten is het voor eindgebruikers mogelijk om binnen enkele seconden inzicht te krijgen in boekingen, waar zich een bepaald risico voor zou kunnen doen.
Gericht actie ondernemen dankzij Tableau
Tableau is uitermate geschikt voor systematische controles en het inzicht verkrijgen in het operationele proces (zowel in de tijd, als door categorisering). De beschreven oplossing in deze blog toont echter aan dat Tableau ook kan bijdragen in de gegevensgerichte controle indien de data na selectie nog steeds vrij fors is om te analyseren. Met Tableau heeft men nu een tool voorhanden, waarmee binnen deze data sneller en gerichter risico’s gesignaleerd kunnen worden waardoor men gerichter actie kan ondernemen. Dit zal uiteindelijk een positief effect hebben op het ‘in control’ zijn als organisatie!
Tableau als een platform
Met Tableau beschik je over het analytics platform, waar medewerkers uit alle gelaagdheden van de organisatie sneller inzichten kunnen verkrijgen in hun data. Dit vanuit een veilige, betrouwbare en schaalbare omgeving, welke op verschillende manieren benaderbaar is. Het platform is een stevig fundament om jouw organisatieverandering op te bouwen, zodat je over de langere termijn de concurrentie een stap voor blijft. Lees hier meer over in mijn blog.
Bij Infotopics ondersteunen wij BI en analytics teams hierin, onder andere door middel van ons Blueprint framework en implementatie diensten Tableau.
Hierover lees je meer in ons gratis e-book ‘Roadmap naar succes voor BI-managers’.
Wil je eens brainstormen met een van onze lead consultants over hoe jij de weg naar een inzicht gedreven organisatie kunt inzetten? Neem dan contact op.
