Zo werk je effectief samen met 50 collega’s vanuit huis
De situatie rondom het Corona virus heeft een grote impact op ons allemaal. Primair is het een gezondheidsrisico dat wij alleen gezamenlijk het hoofd kunnen bieden. Maar ook economisch is de impact niet te onderschatten. Sommige bedrijfssectoren staan op dit moment volledig stil en overige sectoren werken voornamelijk vanuit huis.
Teams die gewend zijn direct samen te werken zitten ineens op afstand van elkaar en sommige collega’s hebben er de scholing van hun kinderen voorlopig bij gekregen. Een recept voor stilvallende initiatieven binnen je team zou je denken?
Flexibiliteit
Bij Infotopics zien we dat anders.
Afgelopen vrijdag stond volgens traditie onze kwartaaldag Q1 gepland, een dag waarop wij normaal gesproken met alle collega’s bij elkaar komen op een locatie om elkaar te updaten, kennis te delen en nieuwe initiatieven te kick-starten.
Toen een kleine week voor de geplande dag duidelijk werd dat met elkaar op locatie dit keer geen optie was hadden we een keuze, verplaatsen of ons aanpassen en door laten gaan. Het werd dat laatste.
Maar dat aanpassen was makkelijker gezegd dan gedaan. Want hoe breng je een organisatie van 50 medewerkers, verspreid over Nederland digitaal bij elkaar en bereik je zowel resultaat als gevoel van saamhorigheid? Net als bij iedere verandering in een organisatie draait het ook hier om de assen People, Process en Technology.
People & Process
Er werd een projectteam opgezet dat verantwoordelijk was voor het opstellen en uitvoeren van de agenda. Daarnaast werden collega’s gevraagd naar hun ideeën om zowel tot concrete resultaten als een leuke teamdag te komen.
Door, soms tot vervelens toe, de doelstellingen van de dag met elkaar scherp te stellen en tegelijkertijd de voor ons zo belangrijke sfeer en saamhorigheid als vereiste te bewaken, kwam het projectteam tot een uitdagende, maar haalbare agenda. Starten met een plenaire sessie door directeuren Kees en Ruud waarin de huidige situatie en missie/visie van Infotopics opnieuw werden besproken, daarna uit elkaar in groepen van 3-4 collega’s om een specifiek onderwerp uit te diepen tot een deliverable.
Voor die deliverables werden teamleads aangewezen die verantwoordelijk waren voor wat hun groep aan het einde van de dag had opgeleverd. Vanuit het projectteam werd gedurende de dag inhoudelijk en proces support aangeboden aan de teams en in het algemene kanaal werd bewust de humor erin gehouden om iedereen te blijven motiveren. Zo hadden wij in no time onze eigen governance structuur opgebouwd voor deze dag.
Technology
Bij Infotopics zit technologie in het dna. Als eerste partner van Tableau in Nederland en met collega’s die vanuit hun intrinsieke motivatie dagelijks op zoek zijn naar de nieuwste ontwikkelingen op analytics gebied mag je ervan uitgaan dat wij ook voor communicatie gebruik maken van state of the art oplossingen. Daarnaast zorgt de aard van ons werk als analytics consultants ervoor dat wij gewend zijn om digitaal samen te werken met klanten en collega’s.
Maar een volledige dag digitaal samenwerken op deze schaal hadden ook wij nog niet eerder geprobeerd.
In onze conferencing applicatie maakte het projectteam kanalen aan voor het algemene deel en voor iedere projectgroep, zodat wij zowel konden videobellen als in real-time aan documenten werken.
Resultaat
Aan het einde van deze bijzondere dag leverde ieder team een deliverable document op en presenteerde aanpak, resultaat en vervolgacties kort in het algemene kanaal.
Kees sloot de dag af met complimenten voor ieders inzet en een hart onder de riem voor iedere collega tijdens de onwerkelijke situatie waarin wij ons met zijn allen bevinden.
De dag werd afgesloten met Infotopics’ eerste digitale borrel ooit waarbij 4 verschillende video conference kanalen werden opengezet met ieder een ander muzikaal thema. Zo sloten we de dag af met een grote glimlach.
Lessons learned
De les die ik leerde van deze dag is dat wij als organisatie nog weerbaarder en flexibeler zijn dan ik al dacht en dat zelfs een situatie zoals het Corona virus ons niet hoeft tegen te houden in het uitrollen van kwartaaldagen of andere nieuwe initiatieven waar onze organisatie mee vooruit komt.
Mijn collega’s lieten zien zich waar nodig snel aan te passen, hun schouders eronder te zetten en ondanks uitdagingen tot resultaat te komen. Dat wat wij als Infotopics belangrijk vinden werd die dag in de praktijk gebracht en daarop mogen wij best trots zijn.
Ook in projecten bij onze klanten tonen Infotopics collega’s dagelijks deze eigenschappen en daarom heb ik er alle vertrouwen in dat wij ook de komende periode jullie kunnen ondersteunen in jullie initiatieven richting analytical excellence.
Wil je weten wat wij concreet doen om, juist in deze tijd, organisaties te helpen snel en goed inzicht te krijgen in hun business uitdagingen? Bel 088-8228328 of mail salesdesk@infotopics.nl
