De Blueprint

De Blueprint is een methodiek die ontwikkeld is door Tableau. Deze methodiek is vervolgens omarmd en eigen gemaakt door Infotopics. De methodiek focust op het opbouwen van de capaciteiten die benodigd zijn om een succesvolle datagedreven organisatie te creëren, ongeacht de volwassenheid van de organisatie met betrekking tot datagedreven werken. Het is een framework dat concrete stappen definieert om het einddoel te bereiken.

Het is als het ware een gids die dient als begeleiding door het proces, via elke tussenstop, richting een datagedreven organisatie. De Blueprint beschrijft waarom iedere tussenstop belangrijk is en op welke wijze het bijdraagt aan de ontwikkeling van één van de drie kerneigenschappen van een datagedreven organisatie:

1. Organische groei (agile ontwikkeling): een flexibele implementatie van hard- en software om mee te kunnen groeien met de behoeften van de organisatie.
2. Bekwaamheid: het ontwikkelen van de databekwaamheid van de eindgebruikers om data te zien en te begrijpen, leidend tot besluitvorming.
3. Community: het bouwen van een gemeenschap binnen de organisatie die datagedreven successen stimuleert en inspireert.

Het framework geeft je derhalve handvatten om de focus van het project te bepalen. Niet elke tussenstop binnen het framework hoeft op dit moment relevant te zijn voor het project. Sommige stops hebben wellicht reeds een hoog volwassenheidsniveau binnen de organisatie. Desalniettemin biedt het framework een praatplaat waarmee je voor iedereen duidelijk maakt waar je nu staat, welke doelen je met het project wilt bereiken en welke stappen daarvoor nodig zijn. Om uit te vinden welke stappen moeten worden gezet, is het belangrijk om als projectleider stil te staan bij de ontdekkingsfase en van daaruit het project vorm te geven.

De Ontdekkingsfase

Ontdekking is onmisbaar. En het startpunt van datagedreven werken. Door het verzamelen van informatie begrijp je waar de behoeften van de organisatie liggen en welke vereisten daaraan gekoppeld zijn. Hoe groter dit begrip, hoe efficiënter het proces richting een datagedreven organisatie kan worden ingericht en hoe scherper jij de focus legt. De ontdekkingsfase richt zich met name op strategie, rollen en verantwoordelijkheden (incl. sponsorship) en beheer (governance).

Stap 1: Analytics strategie

Analytics gaat over het nemen van beslissingen gebaseerd op feiten. Een helder gedefinieerde visie op analytics motiveert de organisatie veranderingen teweeg te brengen. Vanuit een visie, de gewenste richting, is het mogelijk een strategie vorm te geven; wat willen we in de toekomst bereiken? Het formuleren van een visie en een strategie vergroot de kans op een succesvolle (project)investering. Iedere volgende actie kan namelijk gerelateerd worden aan de strategie. Past het binnen onze strategie? Doen! Past het niet binnen onze strategie? Kijk naar alternatieven. Bovendien is strategie de motor van verandering. Het is een koers die de organisatie de komende periode gaat varen. Mede daarom is het van groot belang om de analytics strategie in lijn te laten zijn met de algehele bedrijfsstrategie.

Een reeds gedefinieerde visie, dan wel strategie, of niet, een inventarisatie van de huidige staat van analytics is derhalve evident. Hiervoor is input benodigd vanuit de gehele organisatie. Het begint met het definiëren van de strategische initiatieven en de daaraan verbonden gewenste uitkomsten (bijv. kritieke prestatie-indicatoren), gecombineerd met uitdagingen, risico’s en doelstellingen.

Infotopics ondersteunt in het in kaart brengen van de strategische behoeften, zowel organisatie breed als afdeling specifiek. Waar streeft men naar, welke inzichten zijn daar voor nodig, welke data is benodigd om deze inzichten te verschaffen en wat betekent dat voor de prioriteiten binnen het project.

Stap 2: Rollen en verantwoordelijkheden

Datagedreven werken vraagt meer dan enkel de juiste technologiekeuze. Het vraagt om nieuwe vaardigheden, nieuwe processen en ander gedrag van alle betrokkenen. Om dit organisatie breed te bewerkstelligen dient een cross-functioneel (project)team te worden ingericht, bestaande uit leidinggevenden, IT-/BI- en business professionals. Deelname en commitment van deze stakeholders is belangrijk om afstemming te creëren binnen de gehele organisatie.

Binnen dit team moet de executive sponsor een integrale rol spelen. De executive sponsor is iemand met een leidinggevende functie en is een voorvechter van de visie op analytics, leading by example. Hij of zij voorkomt blokkades op de weg naar datagedreven werken en vergroot daarmee de slagingskans van het project.

Het definiëren van een strategie en het bijeenbrengen van de juiste stakeholders zijn de eerste stappen richting een datagedreven organisatie.

Stap 3: Beheer (governance) en vertrouwen

De juiste balans vinden tussen flexibiliteit (self service analytics) en controle is de basis van de ontwikkeling tot het nemen van datagedreven beslissingen. Binnen de organisatie beheer je zowel data(bronnen) als content (dashboards). De kern is enerzijds de juiste data beschikbaar hebben voor de juiste persoon binnen de organisatie op het moment dat hij of zij het nodig heeft. En anderzijds het actueel en relevant houden van de beschikbare content en het monitoren van gebruik. Het doel is de eindgebruiker enablen. De eindgebruiker moet in staat zijn om:

• Het antwoord te vinden op hun eigen vragen, middels data.
• Hun inzichten gemakkelijk te delen met het team of de rest van de organisatie.
• Te verzekeren dat de data accuraat, betrouwbaar en beveiligd is.

Op deze manier ontstaat één enkele bron van de waarheid, wat mensen doet vertrouwen in data. Er wordt samengewerkt op basis van vertrouwen. Bovendien ontstaat een hogere bedrijfswaarde door het nemen van datagedreven beslissingen.

Het is niet noodzakelijk om de gehele governance solution uit te werken in de ontdekkingsfase. Dit kan binnen een latere projectfase concreet worden uitgewerkt. Daarentegen is het in de ontdekkingsfase wel belangrijk om in samenwerking met de stakeholders de huidige situatie in kaart te brengen en vanuit doelstellingen de gewenste situatie te schetsen. Vervolgens kun je gezamenlijk concluderen welke stappen gezet dienen te worden. De juiste balans vinden tussen flexibiliteit en controle is geen organisatie vreemd. Door hier vooraf goed over na te denken, voorkom je verrassingen en bewerkstellig je vertrouwen in een goede afloop van het project.

Klaar om jouw (data)project te starten?

Van de uitspraak “We willen als organisatie datagedreven werken” tot het daadwerkelijk succesvol doorlopen en afronden van de initiële projecten richting datagedreven werken is een enorme uitdaging. De Blueprint geeft je de handvatten om zo’n project beheersbaar en stapsgewijs op te zetten. Binnen Infotopics werken we daarnaast vaak met de Proof of Value methode. In plaats van een compleet project van A tot Z uit te werken, start je met het enthousiasmeren van de stakeholders binnen het bedrijf door een kleine proof of value op te zetten en daarmee direct resultaat te tonen voor het vervolg van het project. Dit is een waardevolle toevoeging om na de ontdekkingsfase het project richting datagedreven werken een kickstart te geven.