Inzicht creëren in het telefoongebruik binnen jouw organisatie

Inzicht creëren in het telefoongebruik binnen uw organisatie

Een groot aantal bedrijven werkt met ‘bedrijfstelefoons’ of ‘werktelefoons’, zodat privé en zakelijk gebruik gescheiden blijft. Hoewel deze scheiding lastig te definiëren is, is het wel mogelijk om het telefoongebruik in kaart te brengen en daar vragen over te stellen bij jouw collega’s.

Een maand geleden ben ik begonnen bij Infotopics als Young Data Professional. Voordat ik begon bij Infotopics, had ik nog nooit met Tableau gewerkt. Met behulp van een Infotopics Tableau Beginner Training en mijn geweldige behulpzame collega’s, is het mij gelukt om het onderstaande dashboard te realiseren.  Met deze blog hoop ik de lezer te laten zien wat er mogelijk is na een maand met Tableau en Alteryx te werken, en dat beide softwareprogramma’s ‘Easy To Learn’ zijn.

Stap één: Data preparatie

Ten eerste heb je een dataset nodig van jouw telefoonprovider. Het is mogelijk om dit op te vragen. De voorkeur gaat uit naar een dataset met een hoge granulatie (in andere woorden: een zeer gedetailleerde dataset), zodat je flexibiliteit hebt bij het realiseren van jouw dashboard.
Nu kan het zo zijn dat de aangeleverde data (nog) niet bruikbaar is. Dit betekent dat je de data moet prepareren, zodat het wel bruikbaar wordt! Dit kan in zowel Alteryx als Tableau.

Voor dit voorbeeld maak ik gebruik van drie datasets, elk voor één maand. De datasets die ik heb gebruikt zijn voorbeeld dataset en bevatten geen echte waarden. Wel hadden de datasets de volgende complexiteiten:

  • De dataset bevat geen ‘record ID’ kolom wat elke unieke rij onderscheidt.
  • De velden ‘Datum’ en ‘Tijdstip’ zijn gescheiden van elkaar in twee verschillende kolommen.
  • De kolom ‘product’ bevat internetproducten, belproducten en SMS/MMS producten.
  • De waarden van deze producten staan in één en dezelfde kolom. Dit zorgt voor complexiteit, omdat internet in KB’s wordt uitgedrukt, bellen in duratie (hh:mm:ss) en SMS/MMS in stuks.

Hieronder laat ik zien hoe ik deze complexiteiten in zowel Alteryx als Tableau heb opgelost.

Data preparatie in Alteryx

Figuur 1: De Alteryx Workflow

In Alteryx ben ik begonnen met de drie datasets in te laden en ze te bestuderen. Wat is één rij data, welke kolommen bevat een dataset en hoeveel regels bevat de set? Vervolgens ben ik de drie datasets gaan samenvoegen naar één dataset door middel van de Union Tool.

Figuur 2: De Metadata van de kolommen in Alteryx

Vervolgens ben ik gaan kijken naar de metadata. In dit overzicht staat het veldtype per kolom. In de afbeelding hierboven zien we dat elk veld een Variable String (V_String) is. Een string is een aaneenschakeling van karakters (grotendeels bestaande uit de letters van het alfabet).

Nu willen we voor de ‘datum’ en het ‘tijdstip’ geen V_String, maar een Datum en een Tijd veld hebben. Door dit te doen, kunnen we deze informatie gebruiken bij het plotten van een grafiek tegen de tijd. Hiervoor is een datum converter gebruikt (van Nederlandse notatie naar Amerikaanse notatie) en een Select Tool, waar we het V_String veldtype hebben vervangen voor een Time veldtype. Het deel wat daarop volgt ziet er complex uit, maar wat er daadwerkelijk gebeurd is het volgende:

Het veld ‘product’ bevatte zowel internetproducten als belproducten en SMS/MMS producten. Door middel van de Filter Tool heb ik eerst alle rijen waar in het productveld ‘internet’ is inbegrepen, gefilterd. Hierdoor ontstaan er twee outputs: Een dataset met alleen internetproducten en een dataset zonder.

Vervolgens is deze dataset zonder internetproducten opnieuw gefilterd met behulp van de Filter Tool. Ditmaal zijn alle rijen waar ‘SMS’ of ‘MMS’ is inbegrepen, gefilterd. Hierdoor ontstaat er opnieuw een splitsing. Nu hebben we drie verschillende datasets: Een voor internetproducten, een voor belproducten en een voor SMS/MMS producten. Voor de dataset met belproducten, moest het veld ‘gebruiksduur’ worden omgezet. De oorspronkelijke notatie (hh:mm:ss) is niet ideaal om mee te gaan rekenen. Hiervoor heb ik gekozen om de gespreksduur om te rekenen naar het totaal aantal seconden. Dit is rechtsonder in de workflow te zien.

Ten slotte zijn de veldtypes aangepast waar nodig, de veldnamen juist gemaakt, zijn de drie datasets weer herenigd door middel van de Union Tool en is het datum en tijdstip veld samengevoegd naar één kolom. Dit resulteert in één nieuw Excel bestand waarin alle data staat.

Data preparatie in Tableau

Figuur 3: Overzicht van de kolommen in Tableau

Data preparatie in Tableau gaat anders dan in Alteryx, maar beide programma’s werken op een intuïtieve, relatief eenvoudige wijze.

Ten eerste dienen de verschillende datasets gecombineerd te worden door middel van een Union. Dit kan door in de Data Source ‘New Union’ te klikken, zodat de datasets die in dezelfde map staan worden gecombineerd.

In Tableau kun je de veldtypes eenvoudig aanpassen door op het icoontje te klikken boven de kolomnaam, zoals je dit in Alteryx met de Select Tool kan doen. Vervolgens heb ik in de kolom ‘gespreksduur’ gesplitst op basis van een spatie met behulp van de optie Custom Split. Hierdoor is de numerieke waarde gescheiden van de eenheid KB en Stk (deze eenheden hebben betrekking op de producten internet, SMS en MMS).

Voor de belproducten is een Custom Split gedaan met de eenheid : (de oorspronkelijke notatie is hh:mm:ss). Hierdoor zijn de uren, minuten en seconden gesplitst. Door een Calculated Field (in het Nederlands een Berekend Veld) te maken van deze gesplitste kolommen, kunnen de uren en minuten omgerekend worden naar seconden. Vervolgens tel je de waarden van deze kolommen bij elkaar op om het totale aantal seconden per gesprek in kaart te brengen.  

Figuur 4: Splitsing van de gespreksduur in Tableau

Stap twee: Waarom, voor wie, wat en hoe wil ik deze visualisaties maken?

Nu de data geprepareerd is, kunnen we aan de slag in Tableau. Voordat ik ben begonnen met het maken van visualisaties, stelde ik mezelf een aantal vragen:

  • Waarom wil ik inzicht in het telefoongebruik krijgen? (Doel)
  • Voor wie wil ik dit inzicht creëren? (Doelgroep)
  • Welke informatie is relevant voor de doelgroep? (Wat)
  • Wat wil ik laten zien en wat zijn de best practises voor deze visualisaties? (Hoe)

Uit de bovenstaande vragen kwamen voor mij de volgende antwoorden:

Ik wil het telefoongebruik inzichtelijk krijgen, zodat ik overzicht heb in het gebruik en mijn medewerkers kan aanspreken op overmatig verbruik. Daarnaast kan ik op basis van deze informatie mijn abonnementen bijstellen waar nodig.
Dit inzicht wil ik creëren voor enerzijds de directie en het management zodat ze op high level het telefoongebruik kunnen inzien en daarop kunnen bijsturen. Anderzijds voor de medewerkers zelf, zodat ze het telefoongebruik inzichtelijk hebben en het gedrag kunnen aanpassen op basis van de limieten.
De volgende informatie is relevant: Het huidige internet- en belverbruik, de limieten waar de medewerkers zich aan moeten houden, de verloop van dit verbruik over de dagen en over de uren in een dag, in kaart gebracht over meerdere maanden.

Stap drie: Maken van visualisaties in Tableau

Na het stellen van de bovenstaande vragen, hebben we een helder beeld over wat er gemaakt dient te worden. Nu is het tijd om de visualisaties daadwerkelijk te maken!

Ieder persoon heeft zijn of haar eigen methodiek met betrekking tot het werken met Tableau. Voor mij persoonlijk werkt de volgende werkwijze: Maken van meerdere worksheets op basis van wat er in mij opkomt, met ondersteuning van de antwoorden op de vragen. Ik heb besloten om de volgende worksheets te maken:

  • Cumulatief laten zien wat het bel- en internetverbruik is over de maanden, met de mogelijkheid om te kunnen filteren op medewerkers.
  • Welke medewerkers hebben procentueel gezien de meeste lange gesprekken?
  • Het internetverbruik per medewerker tegenover het datalimiet, wie overschrijdt de norm?
  • Wanneer vinden de meeste gesprekken plaats in de week?
  • Wanneer vinden de meeste gesprekken plaats op een dag?

Van de bovenstaande worksheets heb ik twee dashboards gemaakt: één voor de directie/het management en een voor de medewerkers zelf. De dashboards zien er als volgt uit:

Dashboard Directie/Management

In het dashboard dat bedoeld is voor Directie/Management kun je filteren op een (of meerdere) maanden, een (of meerdere) medewerkers en het datalimiet aanpassen. Het datalimiet beweegt automatisch mee op basis van het aantal maanden dat je helpt geselecteerd.

Dashboard Medewerkers

In het dashboard dat bedoeld is voor de medewerkers kan alleen 1 medewerker geselecteerd worden. Door rechten toe te kennen aan het filter medewerker is het mogelijk om het dashboard zo in te richten, dat bijvoorbeeld medewerker 1 alleen zijn eigen dashboard kan zien. Ook kan in dit dashboard gefilterd worden op één of meerdere maanden.

Wil jij ook het telefoongebruik van jouw organisatie in kaart brengen? 

Of heb je andere onbeantwoorde vraagstukken liggen? Neem dan contact met ons op!

Ga zelf aan de slag met Alteryx en/of Tableau en ervaar hoe eenvoudig je in staat bent om zelf dergelijke dashboards te creëren.

Download gratis de trials
Door |2018-10-12T16:43:49+00:0012 oktober 2018|Alteryx blogs, Blogs, Tableau blogs|0 Reacties

Over de Blogger:

Jesper Winkelhorst
Jesper Winkelhorst is een gepassioneerde, ondernemende Young Data Professional met een achtergrond in Bedrijfseconomie. Geen uitdaging is hem te groot en opgeven is in zijn ogen geen optie. Daarnaast haalt Jesper veel energie uit het maken van muziek en competitief gamen.

Geef een reactie

Support en ondersteuning

Klanten van Infotopics kunnen rekenen op gedegen support / ondersteuning bij hun dagelijkse werk. Mocht er iets mis gaan en kom je er niet uit dan kunnen we je helpen via onze servicedesk (servicedesk@infotopics.nl). Soms is het ook prettig dat er iemand live met je mee kijkt, dat kunnen we ook voor onze klanten doen, en daarvoor gebruiken we teamviewer. Klik op onderstaande knop om Teamviewer gratis te downloaden.

Download Teamviewer